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Home Blog Tips para conservar información y objetos importantes

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Miércoles 21 de Julio de 2010 17:56

Tips para conservar información y objetos importantes

Con motivo del bicentenario del grito de independencia de Colombia, ayer muy temprano se abrió la "urna centenaria" que contenía documentos, recuerdos, fotos y otros elementos que fueron archivados en una urna metálica desde finales de 1911 con la clara instrucción de abrirse al cumplirse 200 años de la fiesta patria.Foto Urna 4098929637_ea075e54da_m.jpg

Algunas de las expresiones que he leído hoy sobre dicho momento son: "Una de las enseñanzas que dejó la esperada urnacentenaria, fue la idea de hacer memoria, de retratar la época a través de documentos y fotografías, de preservar cuadros de costumbres y papeles de valor histórico" o "Más que una caja fuerte en la que encontraríamos el secreto para la vida eterna o la felicidad, la urna es una cápsula del tiempo, una apuesta a la memoria, siempre tan frágil y escasa" (El Espectador).

Lo anterior me ha inspirado para escribir acerca de técnicas para conservar o guardar recuerdos personales o información importante. Como hemos mencionado en más de una ocasión, la clave está en guardar para encontrar.

Van algunas ideas:

Claves: Estamos en la era de los passwords, los usernames, las claves, los PINS, los logins, etc., etc. Uno quisiera que fuese un sólo número para todo, pero no es factible. La posibilidad de olvidarlos, de confundirlos o de revelarlos es alta y peligrosa. Por eso recomendamos registrarlos en un sólo lugar, procurando cumplir con los siguientes requisitos i) confiabilidad, ii) seguridad, iii) privacidad y iv) fácil accesibilidad ("portabilidad")
Opciones:

  • Usar la mente para recordarlas: Es una opción de alto riesgo, teniendo en cuenta los volúmenes a recordar
  • Elaborar una lista escrita a mano: puede funcionar si se garantiza seguridad. Tener cuidado con los riesgos en su "portabilidad"
  • Usar hoja de cálculo (tipo Excel o Numbers): Funciona bien para muchos. Importante diseñar la base de datos para que sea fácil de consultar. Debe generarse clave de acceso al archivo
  • Aplicaciones específicas para manejar claves. Existen muchas opciones (1password / Spalsh id/ Wallet 3). Mi experiencia con Ascendo ha sido muy buena. Es amigable para ingresar información y para consultar. Puedo tener la base de datos en el dispositivo portátil, así como en el computador. Tiene versión para BB y para MAC

Archivos del computador: Soy una convencida de las ventajas de hacer back-up periódico de la información del computador. La capacidad desestabilizadora de sufrir pérdida de información es altísima, más aún cuando uno es el culpable de no tener respaldo de la misma. Existen varias opciones:

  • Tener un disco duro externo y pasar la información periódicamente (1 a 2 veces por semana). Conservar el disco duro en un lugar diferente al computador
  • Realizar respaldo en línea: Algunas aplicaciones: box.net / Office Drop/ Carbonite.  Personalmente uso Mozy (www.mozy.com - ver el tweet que publiqué hoy). En estos sistemas uno programa con qué frecuencia se realiza automáticamente el back-up. Yo decidí una frecuencia diaria. Valoro tanto la información que me siento muy tranquila al saber que ésta está segura diariamente.
  • Proteger el computador: Hacerle un poco más difícil la tarea a los "dueños de lo ajeno", en particular con los computadores portátiles: compre una guaya para amarrar el computador al escritorio; escóndalo o guárdelo si va a salir de fin de semana.

Fotos: Virtuales o impresas, las fotos son un activo de incalculable valor. He oído personas que lo que más lamentan haber perdido con su computador extraviado son las fotos. Recomendaciones:

  • Si las fotos son sólo virtuales, seguir las mismas recomendaciones anteriores para respaldo de archivos.
  • Si son impresas: Acá el riesgo es por deterioro (agua, fuego, manchas) o por pérdida. En el primer caso, recomendamos proteger la fuente original (el archivo o los negativos-cada vez menos frecuentes). Importante consevarlos en lugar diferente al de las fotos impresas.

Recuerdos de los hijos: El volúmen de trabajos del jardín o del colegio, de tarjetas, de obras de arte puede llegar a ser infinito y abrumador. Opciones:

  • Cree una caja (de cartón, tipo archivo) para cada uno de los hijos. Adentro, utilice sobres de manila o plásticos por cada año e ingrese en él los recuerdos que quiere conservar. Si el sobre comienza a llenarse, revise qué puede sacar para procurar un sobre por hijo por año. Si la obra de arte no cabe en un sobre (¡muy común!) exhíbalo un tiempo y después tómele una foto y guarde la foto en el sobre.
  • Si se trata de información escolar, abra una carpeta para cada hijo por cada año académico para archivar notas, pagos y demás comunicaciones importantes. Al final del año académico, revise qué quiere conservar para la posteridad. Pase estos documentos a la caja de su hijo y vuelva a utilizar la carpeta para el año académico que comienza}

Documentos en general: Para conservarlos tenga en cuenta:

  • Si el documento está en papel químico (el del fax), fotocópielo. De lo contrario, los textos se van borrando con el tiempo
  • Elimine los ganchos metálicos, manchan el papel
  • Siempre será una buena opción tomar foto de un documento de especial valor, en caso de que este sea destruído
  • En general, tenga cuidado con la humedad en el lugar donde va a almacenar los recuerdos. Prefiera cajas de plástico y transparentes. Las hay de muchos tamaños. Pueden parecer algo costosas, pero conservan mejor el contenido en el tiempo que las de cartón.
  • Si va a guardar por largo tiempo, escriba un inventario del contenido de lo que guarda

Cuéntenos otras ideas para conservar objetos o información.

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