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Cómo organizar las facturas



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Jueves 28 de Enero de 2010 16:35

¿Debo guardar este recibo o esta factura?

Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:
 
Cuando estamos en un ambiente empresarial, la respuesta es única: SÍ, porque cada egreso debe estar soportado por un documento. Pero en nuestro ambiente personal la situación es diferente. Muchos gastos son rutinarios, menores, a veces irrelevantes. Pero hay otros que cumplen una función importante.
Estos son algunos tips para facilitarle su proceso decisorio cuando tenga un recibo/factura en sus manos:

Garantías y Mantenimiento
Conserve los recibos de compras mayores, como electrodomésticos, celulares, computadores, joyas, muebles. Guárdelos en el fólder de Garantías y Manuales de Instrucciones, y consérveles mientras usted posea los artículos.
Es útil guardar los recibos por reparaciones del vehículo, porque además permite hacerle seguimiento a la calidad de la reparación, a la duración de los repuestos, de las llantas, de la batería –por ejemplo. Esta recomendación aplica también a reparaciones mayores en su vivienda y en algunos electrodomésticos.
 
Devoluciones o Cambios
Cuando crea que el artículo comprado podrá ser devuelto o cambiado, no dude en conservar el recibo por unos días. No olvide preguntar en el almacén cuál es su política de devoluciones o cambios.
 
Contabilidad e Impuestos
Los recibos/facturas para estos propósitos deben contener la información pertinente (identificación del vendedor, detalle de IVA, etc.) y los conceptos autorizados por la autoridad de impuestos.
 
Presupuesto de gastos
Si en un momento dado quiere conocer su nivel de egresos y decide hacer un presupuesto, conserve los recibos de todos sus gastos, durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, en un “acordeón” ubique allí los recibos de un año, clasifíquelos, registre los datos y....saque conclusiones. Después de este ejercicio, descarte todos los recibos que no tienen relación alguna con las recomendaciones anteriores.
 
Muy útil
Revise con frecuencia sus “bandejas de entrada”, es decir, el sitio, el bolsillo, la cartera, el maletín donde acumula recibos. Si no entran en alguna de las categorías anteriores, no dude en botarlos.
Publicado en Blog
El siguiente es un artículo escrito por mi socia, Olga Lucía:
 
Los propósitos de año nuevo nos llenan de energía y buenos propósitos, pero - en la mayoría de los casos-, quedan olvidados al finalizar el primer mes. ¿Por qué pasa esto?
El 30 de diciembre del año que acaba de terminar me encontré con mi vecina sedentaria y fumadora, que protesta permanentemente por sus 2000 correos electrónicos pendientes. Me confesó –en secreto- que estaba decidida este próximo año a matricularse en el gimnasio del barrio, a abandonar el cigarrillo y a atender con juicio la avalancha de correos. “Año nuevo, vida nueva”, me dijo.
 
Ayer la volví a ver, y pude notar su cara de frustración. No había comenzado ninguno de sus proyectos y ya estaba resignada a no cumplir ninguno.
¿Le suena familiar esta historia?
Existen 7 razones por las cuales sus propósitos del año podrían no prosperar:
  • La meta es demasiado ambiciosa: bajar 10 kilos en un mes; organizar todos los clósets en un fin de semana… Esto no es realista y no lo va a lograr. Piense en propósitos a su medida, a su alcance.   
  • Sus propósitos son un secreto muy bien guardado. Si otros conocen sus propósitos, dará pena no cumplirlos. Hágalos públicos.
  • Piensa que todo va a ser perfecto. Si uno cree que va a ser fácil y rápido, se desmoralizará ante el primer problema. Anticipe los obstáculos: los tendrá y los podrá superar mejor si está preparado.
  • No ha sido divertido. Es difícil entusiasmarse cuando todo sigue igual y hay monotonía. Póngase retos, sea creativo, sorpréndase. Cambie su rutina de ejercicios, ensaye unos días la comida mediterránea, reubique los muebles de su oficina.
  • Está obsesionado sólo con el resultado final. No se fije en lo que no ha logrado. Mejor, reconozca los avances –por pequeños que estos sean-; hable de ellos, auto-felicítese. Entre a este link http://habitforge.com/ y conozca un novedoso sistema para monitorear los avances en las metas que se propone.
  • Tomó un modelo que no aplica para usted. Usted es usted. No se trata de aprender francés porque su amiga lo está haciendo. Hágalo solamente si hace parte de sus planes, si quiere y si realmente lo necesita.
  • Tuvo un retroceso momentáneo…..y todo murió allí. No aplique el “todo o nada”. Dese permisos, no sea inflexible. Disfrute la torta de cumpleaños en una celebración muy especial, sin perder de vista su objetivo final.
Si detecta que alguna de estas situaciones le está pasando, ¡aún es tiempo de actuar!
 
¿Se le ocurre alguna otra razón por la cual los propósitos de año nuevo no prosperan?
 
Publicado en Blog
El siguiente es un artículo publicado en la sección ABC del Bebé, del periódico El Tiempo titulado: “Padres que Organizan el tiempo y el espacio” en el cual se ofrecen tips para la etapa de preparación ante el nacimiento de un bebé. Organizar Colombia colaboró en la elaboración del mismo.

"El papel de la paternidad y de la maternidad ha cambiado. Generaciones atrás las mujeres se encargaban exclusivamente de asistir a las reuniones de padres de familia y eran las destinadas a jugar con los niños, pues el padre no tenía el tiempo suficiente, debido a su trabajo. Hoy, ninguno de los dos tiene tiempo. Demasiado trabajo, pero también hijos que necesitan atención. El compromiso es doble.

Además, la tecnología nos hace vivir en tiempo real: el correo electrónico conectado a los celulares implica que tengamos que reaccionar instantáneamente. Por ende, la sensación de los padres es que el tiempo no les alcanza para nada y viven atareados entre actividades, compras, trabajo y otro sinfín de tareas, que al no cumplir pueden aparecer algunas frustraciones.
Tras el anuncio de la llegada de un bebé, uno de los primeros cuestionamientos es si se podrán ejercer con eficiencia todas las responsabilidades, que se acentúan cuando llega el niño.

CÓMO APRENDER A ORGANIZARSE

A pesar de que se cumplan todas las tareas que aparecen con la paternidad y la maternidad, lo importante es que se realicen con eficacia y satisfacción.
Para esto, dice Patricia Morales, organizadora personal, es fundamental anticiparse. “Lo importante no es que todo esté estéticamente bien organizado, sino funcionalmente; es decir, si se busca lo que se encuentra y cuando se necesita es porque está bien organizado”.
Al tener espacios, tareas y horarios establecidos se tienen ventajas, como la reducción de costos, pues se compra lo necesario; hay más tiempo para hacer las actividades laborales y cuando se está en casa es para compartir con los hijos. Aunque ser ordenado es un aspecto que se aprende desde la infancia, existen técnicas para que una persona organice los aspectos de su vida.
Patricia y Olga Morales, de Organizar Colombia (http://www.organizar.com.co/), dan ideas a los padres sobre los aspectos que se deben tener en cuenta cuando se recibe la noticia del embarazo.
 
CONSEJOS PARA TOMAR EL CONTROL:
  • Escoger el pediatra: si se hace con anticipación se minimizarán los riesgos, como que no haya empatía; se conocen los horarios disponibles del médico. 
  • Cuidadora: para no sufrir con encontrar a alguien cuando se regresa al trabajo es mejor hacerlo durante el embarazo. Si se contrata a una persona, es adecuado avisarle con tiempo para que ella pueda comentarlo con su empleador presente. Si es con un familiar, como la abuela, conviene concretar horarios y disponibilidad. 
  • Sistema de salud: si está en la prepagada, se debe avisar antes de la semana 20 de gestación para que el sistema cubra al bebé como un nuevo afiliado. 
  • Lactancia: es un proceso que requiere información. Si llega el momento y la madre conoce los procesos naturales y las técnicas, logrará hacerlo con mayor facilidad y menos traumatismos. 
  • Hablar de la licencia en el trabajo: notificar a la empresa sobre el embarazo, definir fechas para que se encuentre al reemplazo con el tiempo suficiente."

Artículo de El Tiempo – Sección ABC del Bebé.

Publicado en Blog
La forma como encaremos el regreso a la casa después de las fiestas navideñas y de fin de año, determina el tipo de año que nos espera.
Llegué de un viaje corto por tierra y traía maletines, bolsas con unos quesos y frutas que compramos en el camino, un balón de fútbol, unos regalos que no alcancé a entregar, sacos, almohadas, la guía de rutas por Colombia, una bolsa con ropa mojada que empaqué a último momento… en fin.
 
Con este panorama, dan ganas de poner todo esto en un rincón de la casa para organizar después, “más tarde”. Sugerimos, sin embargo, tomarse un rato tan pronto lleguen de viaje para hacer el cierre adecuado del paseo (En este link pueden leer tips para prepararse adecuadamente antes de un viaje) y …… ¡para estar listo para el siguiente!

Algunas ideas prácticas para hacer este cierre y comenzar el año con un buen recuerdo del paseo:
  • Desocupar las maletas (llevar la ropa de lavar a la zona de ropas y la limpia -si le quedó alguna- directamente al lugar correspondiente).  
  • Volver a surtir la bolsa con los implementos de aseo personal que se gastaron durante las vacaciones. Si no tiene una bolsa para estos propósitos, ahora es una buena oportunidad de hacer una, pues le facilitará mucho la vida a la hora de empacar para su próximo viaje. 
  • Si utilizó pasaportes y visas, guardarlos de inmediato en un lugar seguro. 
  • Guarde los maletines o maletas desocupadas en el lugar de siempre. 
  • Si viajó en avión, retire de una las marquillas de la aerolínea que están pegadas a las maletas. Se pueden prestar a confusión en futuros viajes. 
  • Recoger las llaves de su casa o apartamento que dejó en casa de un amigo o familiar. 
  • En lo posible, llamar o escribir a quien lo atendió durante el viaje para agradecerle. 
  • Recoger la correspondencia acumulada. Revisar asuntos relevantes y cuentas próximas a vencerse. 
  • Escuche el buzón de voz.
Si no es posible el mismo día, tan pronto le sea posible:
  • Haga un mercado pequeño para surtir la nevera y la alacena. Los domicilios son perfectos en estos caso.
  • Si su paseo fue en carro, llévelo a revisión.
¿Tiene otras ideas para hacer un buen cierre de las vacaciones y sentirse tranquilo?
 
 
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Miércoles 13 de Enero de 2010 16:31

La organización es un lenguaje

La organización se expresa en la manera como tomamos decisiones, como establecemos prioridades; se refleja en la forma como disponemos nuestros espacios (casa, oficina, carro),nuestras pertenencias (la música, fotos, la ropa, la plata) y la información (papeles y correos). Aparece en la interacción con los demás, en la forma como delegamos, en últimas, como nos comunicamos.
 
Organizarse no es un fin. Es el medio que usamos para permitirnos la sensación de control, para hacernos la vida más fácil. 

¡Es adoptar prácticas para vivir más tranquilo!

La organización es una habilidad -no un don- y como tal, se aprende y se perfecciona con la práctica.
La organización está al servicio de las personas y es un concepto que apunta a la funcionalidad más que a la estética. Por esto, las soluciones de organización son específicas para cada individuo, a su forma de ser, pensar, gustos, y estilo de vida. Lo clave es que funcione!

Es el conjunto de destrezas y acciones que nos permiten vivir la vida de manera que podamos atender todos los frentes que se nos presentan de forma razonable, adecuada y oportuna. Al hacerlo, logramos que las cosas sucedan cuando deben sucedes y -ojalá- de la forma en que deben suceder; todo con el objetivo de vivir más tranquilos.

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