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Cómo organizar las facturas



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Lunes 22 de Febrero de 2010 19:21

¡Vivamos más tranquilos!

Todos soñamos con “vivir la vida” de manera que podamos atender todos los frentes que se nos presentan de forma razonablemente adecuada y oportuna. Al hacerlo, logramos que las cosas sucedan cuando deben suceder y – ojalá- de la forma en que deben suceder; todo con el objetivo de vivir más tranquilos.
Para esto, y mucho más, están las técnicas y las prácticas de organización. 

Las habilidades que se potencian con técnicas de organización son:
  • Decidir oportunamente
  • Organizar los espacios físicos para encontrar las cosas fácilmente 
  • Delegar funciones para que las tareas se hagan y para liberar tiempo 
  • Comprar eficientemente para ahorrar 
  • Actuar adecuadamente frente a las emergencias que se presentan 
  • Administrar las finanzas para que no se salgan de control 
  • Manejar papeles y documentos para que no nos invadan 
  • Atender los compromisos para generar credibilidad
...con lo cual logro vivir más tranquilo porque:
 
  • Siempre tengo un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar 
  • Documentos (información); pertenencias (objetos) siempre disponibles, fáciles de encontrar, bien cuidados y protegidos 
  • Sí tengo tiempo o siempre hay tiempo para realizar lo que me corresponde hacer. 
  • Logro los resultados sin ansiedad y en el momento correcto 
  • Tengo criterios, creencias y valores claros para un buen manejo de la cotidianidad 
  • Nada más práctico que una buena teoría de organización para una cotidianidad efectivo y bajo control 
  • Ideas claras, sencillas y prácticas sobre los conceptos de orden, control, programación, prioridad, estética, tiempo, accesibilidad, recordación, proceso, tensión/ansiedad, fluidez, y demás conceptos que facilitan el manejo del día a día con control y efectividad (Efectividad: capacidad de ejecutar los asuntos prioritarios de forma eficiente y ausente de ansiedades, y eficaz, con el óptimo uso de los recursos) 
  • Administro bien la información que recibo..... 
  • La información se convierte en un recurso valioso porque sé como decidir qué quiero o necesito recibir (escojo qué recibir) 
  • Filtro de forma oportuna lo que me llega 
  • Acopio lo relevante 
  • Descarto lo irrelevante 
  • Proceso la información para hacerla útil 
  • Distribuyo/entrego/comparto la información para uso propio y de terceros 
  • Archivo/guardo/almaceno la información para usarla cuando lo requiera
¿Vale la pena, entonces, intentarlo?.

Cuéntenos cuáles de estas habilidades le han ayudado más en su día a día.

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Lunes 22 de Febrero de 2010 14:49

¡Tengo que organizarme!

¿Cuándo fue la última vez que pronunció estas palabras?

Seguramente cuando no pudo encontrar las facturas que sabía se vencían ese día. O cuando echó un vistazo a la acumulación de papeles, revistas y  documentos encima de su escritorio; o cuando se dio cuenta que tenía dos compromisos para la misma hora.....o repasó su lista de pendientes......o incumplió una cita....

La desorganización se puede convertir en una trampa que le resta energía, felicidad y credibilidad. Y le quita tiempo para disfrutar las cosas que más significado tienen para usted.

Por alguna razón, la gente piensa que las personas organizadas son especiales y que viven ocupadísimas y tensionadas. Es más, algunas creen que es más fácil coronar el Everest que tener todas sus cosas bajo control. Ya es hora de cambiar estos paradigmas.

La organización no consume tiempo: por el contrario, lo ahorra y permite que lo utilice  mejor. La organización no es difícil: por el contrario, existen técnicas, tips, herramientas y metodologías comprobadas que le ayudan a adoptar rutinas y sistemas que se vuelven naturales en su día a día. La organización no es un don: por el contrario, es una habilidad que se aprende, se perfecciona y se disfruta.

Ser organizado es una decisión que usted toma para ayudarse a manejar mejor su vida personal y profesional.

Para que se forme una idea de una situación de organización, le propongo que abra su cajón del escritorio o de la mesa de noche y ensaye la técnica de la agrupación: analice su contenido; separe los objetos por características comunes; consiga cajitas para ubicar cada grupo (si es la mesa de noche: medicamentos, llaves, dinero, etc.). En ese proceso, usted habrá revisado lo que tiene; tal vez habrá descartado algunas cosas o las habrá reubicado; seguramente habrá encontrado cosas que había olvidado que tenía. Y más tarde, cuando abra el cajón, se sorprenderá al observar que los objetos se mantienen en su sitio, que el movimiento del cajón no los ha esparcido por toda parte y que están todos visibles y listos para prestarle un servicio.

Esta sencilla técnica de organización la puede aplicar en toda parte: su cartera, su maletín de trabajo, la despensa, la nevera, la guantera del carro, la caja de herramientas.......

Y así son todas las técnicas y tips de organización: sencillas, de sentido común, prácticas. Solo hay un requisito: que usted tome la decisión de hacerlo. De ahí en adelante, se abre un horizonte amplio de oportunidades para que se dedique a disfrutar la vida y no a buscar cosas.

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Lunes 15 de Febrero de 2010 16:48

¡Bienvenido a mi clóset!

...o armarios, o roperos, o guardarropas. Cualquier espacio escogido para guardar nuestra ropa, nuestros accesorios, perfumes, paquetes.....
 
Nuestra relación con el clóset es permanente, inevitable; puede ser una experiencia grata o ingrata; puede tener huecos negros, sitios fuera de la vista que esconden, muchas veces, tesoros olvidados. Su organización y funcionalidad pueden determinar el ánimo con el que comencemos el día, la imagen que proyectamos y –aunque no lo crea- nuestra economía familiar.
Un sitio tan importante merece especial atención. Pero recuerde: el clóset, su contenido y su organización son asuntos muy personales. Por eso no existen reglas únicas, pero sí ideas para que las acomode a su propio estilo.

¿Qué hacer?

  • Para guardar, un criterio es la frecuencia de uso y el tipo de ropa en función de su estilo de vida. Los artículos que no correspondan a los criterios escogidos podrán almacenarse en otro lugar. 
  • Establezca zonas: Una para las chaquetas/camisas y faldas; otra para los vestidos; más allá para sastres y sacos. La parte más alta para carteras. La zona de cajones para piezas pequeñas como ropa interior, medias, correas. 
  • Analice el diseño de su clóset. Probablemente encontrará la forma de instalar un doble tubo para colgar ropa corta (faldas, sacos). 
  • Cuelgue y doble la ropa por tipo, por textura y por color, si es así como usted funciona. En esa forma, las opciones para vestirse (especialmente cuando está de afán) saltan a la vista. Para la ropa de doblar, recuerde colocar las piezas más pesadas (los sweaters) abajo.
  • Los zapatos: generalmente no hay suficiente espacio para guardarlos. Sea creativo. Los de menos uso, guárdelos en bolsas plásticas (para que sean visibles) y ubíquelos arriba del clóset; hay organizadores de zapatos que se cuelgan en la puerta o en una pared; no olvide los soportes que van debajo de la ropa colgada; conserve las cajas de zapatos –cuando los compra- para guardar aquellos de especial cuidado. Las cajas plásticas del tamaño adecuado pueden ir –sin problema- debajo de las camas. 


  
Muy útil--Ubique un canasto en una de las esquinas del clóset para depositar allí la ropa que requiere arreglo, la que va a regalar, la que debe llevar a la lavandería.

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Miércoles 10 de Febrero de 2010 16:46

Trabajo desde mi casa

Cada vez más y más gente trabaja desde sus casas –pequeños empresarios, teletrabajadores. ¿Las razones? Los avances tecnológicos facilitan esta nueva tendencia; las economías comprobadas en tiempo de traslados, en combustible, en contaminación ambiental; los nuevos esquemas de trabajo también han evolucionado y las jornadas de tiempos parciales se están imponiendo.
Además, cada día adquiere mayor relevancia el concepto de manejar los asuntos familiares, la economía familiar y los proyectos familiares con enfoque empresarial.
Para todo esto ha sido necesario convertir y ajustar espacios de vivienda en espacios de trabajo. La forma en que lo haga, en que lo organiza, tiene enorme impacto en su productividad y en la convivencia familiar.

Cuando la decisión es trabajar desde su casa, tenga en cuenta lo siguiente:
  • La ubicación. Procure aquel sitio de menor exposición al ruido, con buena iluminación, con posibilidad de independencia. Analice cuál es el espacio de menor uso de la familia y explore la posibilidad de ubicar allí su sitio de trabajo.
  • El diseño del espacio. ¿Usted mira hacia afuera y eso lo distrae? ¿Hay lugar para guardar sus suministros de oficina, sus documentos, su archivo? ¿El teléfono, la impresora, su material de trabajo están a la mano?
  • Los muebles. No se trata de salir a comprar de todo: recorra su casa y encontrará mesas, asientos y otras piezas que le pueden ser de utilidad. Eso sí, su silla debe ser ergonómica y la mesa de trabajo debe tener la altura adecuada. Haga el mejor uso de las superficies y de las paredes alrededor de su espacio.
 
  • Su sistema de archivo. Los arrumes de documentos, de publicidad, de material de lectura, crean un ambiente caótico que afecta su ánimo y su entorno familiar. Adopte un sistema de archivo. No se trata de guardar por guardar, porque el efecto final también será desastroso: nunca va a encontrar nada. Clasifique, por ejemplo, un cajón o una parte de él para clientes, otro para temas administrativos; otro grupo será el de documentos de referencia. Su tipo de actividad le va a indicar las clasificaciones que necesite. Y archive con la mayor frecuencia posible.
  • La infraestructura de telecomunicaciones. Asegúrese de contar, entre otros, con las capacidades de procesamiento y transmisión de datos que su actividad requiera. No olvide disponer, en lo posible, de una línea telefónica privada, contestador, fax, teléfono celular con los aplicativos que le permitan mantenerse comunicado.
 
Muy útil--Aprenda a separar el trabajo de la vida familiar. No es fácil, no solamente por usted sino por los demás miembros de la familia. Si se lo propone y lo convierte en un proyecto y en una disciplina, se sorprenderá de su eficiencia en los dos frentes de acción.

 

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Lunes 08 de Febrero de 2010 16:45

“¡Yo conozco mi desorden!”

Difícil una frase más común. Es más, normalmente se complementa con: “ni se le ocurra organizarme el cuarto o el escritorio, que después no encuentro nada”. ¿Será que realmente sí encontramos las cosas cuando las necesitamos? ¿De forma rápida? ¿En el estado en el que las queremos?

Cuando ni uno interviene en el área ni deja que otro lo haga, se comienzan a acumular las cosas; aparecen los “arrumes” (de ropa, de papeles, de revistas, de tarros) en el piso, en las superficies, en los asientos, en la cama… No se necesita mucho tiempo para que un espacio se convierta en un bunker de objetos que dificultan la movilidad física y la claridad mental. Aún la persona más hábil empieza a tener problemas cuando la acumulación crece y crece.
 
Algunos tips que le ayudan a manejar la organización de los espacios: 
  • La clave está en ENCONTRAR las cosas, no en guardarlas. Guardar es fácil, basta con meter cosas en cajones (¿quizá “embutir” un poco?) o acumular en montones. …Pero lo que queremos es encontrar fácilmente. 
  • Para encontrar, use su propia lógica. Si por ejemplo usted va a marcar una carpeta con los papeles del Chevrolet que acaba de comprar, rotúlela con aquel nombre que usted usa normalmente para referirse a él: “carro”, o “Chevrolet azul”, o “pichirilo” o “vehículo”. Esto le permitirá muy rápidamente encontrar la carpeta cuando la necesite. 
  • Para encontrar, asuma que lo incapacitan. La gracia es que no solamente usted sepa lo que hay en el desorden; la clave es que las cosas se puedan encontrar aún si usted no está, aún si sufre un percance y alguien más debe buscar. Comunique su lógica de organización. Marque los objetos o los espacios. 
  • Para encontrar, sea consistente. Si se comporta como una veleta y cada día cambia la lógica de organización, no habrá forma de encontrar y se va a enloquecer (y los otros también). Cíñase por algún tiempo. Pruebe el sistema de organización. Si decide cambiarlo, perfecto. Comuníquelo. 
  • Para encontrar, que sea fácil. El exceso de sofisticación es contraproducente. Las cosas fáciles, claras y “manualitas” tienden a funcionar mejor y a durar más. Ponerle chapa a todos los cajones del closet y requerir llave permanentemente no es práctico ni sostenible.
¿Tiene otras ideas para encontrar fácilmente?
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Lunes 01 de Febrero de 2010 16:36

¿Cómo está mi nivel de organización?

Categoría: Sin categoría organizar - 10:11 am

¿Será que mi estilo de vida es normal? ¿Será que soy un desastre? El siguiente Organizómetro le permitirá saber que tan desorganizado eres.

¡Atrévete a hacer el test!

 

Instrucciones:

  1. Indique de 1 (bajo) a 5 (alto) el nivel que describe su estado de organización en los siguientes frentes
1 Pierdo mucho tiempo buscando  información y documentos en mi escritorio/computador 1 2 3 4 5 Puedo encontrar la información que busco en cuestión de segundos
2 No tengo un buen sistema para atender y evacuar el material de lectura y estudio que se me acumula 1 2 3 4 5 Me encanta y me funciona el sistema para procesar el material de lectura y de estudio
3 No tengo un sistema adecuado para darle trámite a los documentos que me llegan por correo electrónico. 1 2 3 4 5 Los correos electrónicos no se me acumulan. Contesto rápido y la bandeja de entrada está despejada
4 Pierdo tiempo buscando números telefónicos o de contacto 1 2 3 4

5

Puedo encontrar la información de contacto en cuestión de segundos<
5 Siento que el cumplimiento de mis tareas/trabajos/compromisos no es productivo 1 2 3 4 5 Me siento muy productivo en todos mis campos de actividad
6 No creo que otras personas puedan encontrar mis papeles,  documentos e información cuando yo no estoy cerca 1 2 3 4 5 Estoy seguro que otras personas pueden encontrar mis papeles, documentos e información cuando no estoy cerca
7 No puedo concentrarme en lo que debo hacer pues mis alrededores están inundados de papeles, sonidos  y objetos que distraen mi atención 1 2 3 4 5 Mi sitio de estudio/trabajo es funcional y puedo trabajar adecuada y concentradamente en él
8 Me cuesta mucho trabajo botar/regalar cosas (ropa, papeles, libros, pertenencias en general) que ya no uso 1 2 3 4 5 No me cuesta trabajo botar/regalar cosas (ropa, papeles, libros, pertenencias en general) que ya no uso
9 Tengo problemas para llegar a tiempo a las citas y para pagar a tiempo mis cuentas 1 2 3 4 5 Siempre soy puntual, respondo llamadas y pago  mis cuentas a tiempo
10 Se me vive perdiendo la billetera/las gafas/el celular/las llaves 1 2 3 4 5 Vivo muy tranquilo porque tengo un sitio para cada cosa y nada se me pierde
11 Me estoy ahogando  en montones de papeles como revistas, volantes, trabajos del colegio/universidad/trabajo, notas y recibos 1 2 3 4 5 No tengo dificultad en el manejo de los papeles y éstos no se acumulan
12 No me siento cómodo cuando viene visita a la casa y me piden conocer mi cuarto. ¡Es un desastre! 1 2 3 4 5 ¡Me encanta mostrar mi cuarto cuando llega visita!
13 Tengo dificultad  con los clósets y armarios  de la casa. Viven desordenados y no encuentro nada 1 2 3 4 5 Mis clósets/armarios son funcionales; veo lo que tengo y encuentro lo que necesito
  Sumar los totales

De acuerdo con su puntaje final, repase esta tabla de resultados para ubicar su diagnóstico:

Calificación Interpretación
13 – 20 ¡Alerta Roja! ¡Alerta Roja! O actúa ya o su día a día seguirá siendo insostenible
21 – 39 ¡Alerta Naranja! El desgaste en tiempo y energía le está costando MUCHO
40 – 55 Va por el camino correcto, aunque hay campo para mejoría
56 – 65 ¡Felicitaciones! Usted se organiza adecuadamente

Si sus resultados no fueron alentadores, tranquilo. Debe saber que la organización es una habilidad -no un don- y, como tal, se aprende. Siga con juicio este blog en el cual le daremos permanentemente trucos y tips para una vida más organizada y en control.

Patricia Morales
Organizar Colombia

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