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Jueves 11 de Marzo de 2010 16:52

¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB

Uno de los dramas más frecuentas en el ámbito laboral y familiar es la inundación de papeles o documentos: aparecen en la mesa de entrada, en el comedor; ocupan todo la superficie del escritorio, se arrugan dentro de las carteras y los maletines. También los encontramos en la cocina, en el carro, sobre los asientos…
Específicamente en el entorno familiar, no es raro que cada cierto tiempo –en uno de esos arranques de orden que periódicamente nos dan – decidamos recoger todos estos papeles y armar montoncitos en los cuales normalmente quedan enterrados recibos, formularios para impuestos, facturas, el desprendible para reclamar un examen médico,
invitaciones a eventos, fotos, entre otro tipo de documentos. Y si en esta familia hay niños en edad preescolar y escolar, multiplique por 3 el volumen de papeles.
 
El mensaje de hoy es corto y sencillo: existen formas para no ahogarse en papeles; formas que nos permiten:
 
1. Encontrar fácilmente lo que buscamos
 
2. Sentirnos ágiles en el manejo de los papeles
 
3. Que no se nos olviden los asuntos pendientes
 
4. Rescatar el uso original de los espacios (los asientos para sentarse; los carros para movilizarse…) y parar la invasión de los papeles en todo nuestro entorno.
 
Como muy bien lo plantean autores y expertos en el tema de efectividad personal, la raíz del problema de la acumulación – en general de todo tipo de objetos, pero en particular de papeles y documentos – es la dificultad en tomar decisiones OPORTUNAMENTE. Esta es la escena: miro el papel y sencillamente no decido qué hacer con él, así que lo dejo en cualquier lugar para tomar la decisión más adelante. Este es el origen de la invasión.
 
Lo que hemos observado es que las personas normalmente no actuamos de esta forma por simple descuido o negligencia (aunque que los hay, los hay…). En muchos, muchos casos, lo que sucede es que no sabemos cuál es la decisión que tenemos que tomar, así que, simplemente, no la tomamos.
 
La decisión que debemos tomar es la siguiente: ¿cuál de las tres rutas debe seguir este papel?
 
Aquí está el truco: cualquier documento (físico o virtual, aunque hoy nos concentramos en los documentos físicos) tiene 3 destinos o rutas:
 
1. Lo guardo
 
2. Me implica hacer algo
 
3. Lo boto
 
Cada una de estas tres rutas será ampliada en artículos posteriores de este blog. Por lo pronto, les compartimos brevemente algunos elementos útiles a tener en cuenta en cada uno:
 
1. Lo guardo: llamaremos a esta ruta el ARCHIVO. La clave de un buen archivo radica en guardar de tal forma que encontrar sea fácil. Para esto, los nombres que se escojan para los diferentes temas es determinante.
 
2. Me implica hacer algo: esta ruta se llama TAREAS. Las tareas pueden ser propias o de alguien más. Aquí la clave es escribir las tareas en algún lugar (cuaderno, computador, agenda…) y decidir qué hacer con el papel (¿lo archivo? ¿lo boto?)
 
3. Lo boto: esta ruta se llama BASURA. Uno de nuestros grandes descubrimientos es que las personas acumulamos papeles…¡porque no tenemos una caneca de la basura cerca! Así de sencillo. Ubique la caneca a una distancia que no le implique pararse para botar (debemos reconocer que somos de naturaleza perezosa). Notará cómo la acumulación disminuye sustancialmente.
 
En resumen, registre en su mente el modelo ATB (Archivo-Tareas-Basura). Es en alguna de estas tres rutas que caerá cada uno de los papeles que llegan a sus manos, a su vida.

Haga la prueba.
 
 
 
 
 
Publicado en Blog
Lunes 01 de Marzo de 2010 16:50

Prepararse puede ser su salvación

Haití y ahora Chile...........

Hace unos días en una conferencia oímos la siguiente frase “es mejor estar preparados para algo que no va a suceder, que no estar preparados para algo que sucede”.
Las sorpresas de la naturaleza nos siguen llegando y se sienten muy cerca. En Bogotá hace ya bastante tiempo se viene hablando y advirtiendo sobre la posibilidad de un terremoto. Esto hay que tomarlo en serio, lo que implica pasar de la especulación y los nervios a la acción.
El secreto para enfrentar una situación de emergencia es ESTAR PREPARADOS.
Tomen nota de algunos elementos que ayudan a anticiparnos y a minimizar el impacto de un episodio como un terremoto:

1. Conocer las condiciones de resistencia frente un temblor o terremoto. Pregúntele a un ingeniero o arquitecto sobre el Código de Construcción Sismo Resistente aplicado a su casa y/o a su oficina. Si el diagnóstico no pasa la prueba, actúe pronto con la asesoría adecuada.
 
 2. Revisar su entorno y asegurar los objetos pesados que puedan caer al momento del sismo (repisas, cuadros, electrodomésticos).

3. Tener un extintor de incendios para usos múltiples; saber dónde está, aprender a usarlo y revisar fecha de vencimiento. Buscar la referencia Solkaflam o entrar a esta página (Extintores Tundra) donde pueden encontrar otra opción.
 
 4. Tener cerca a los teléfonos la lista de teléfonos de emergencia. Comenzando por la línea 123 en Bogotá (mucho cuidado con el uso inadecuado de esta línea) incluir en esta lista los datos de bomberos, familiares, ambulancia.

5. Hablar de la eventualidad con toda la familia. Acordar dos puntos de evacuación de la casa hacia la calle. Con los niños, explicarles a su nivel, pero explicarles y ensayar.

6. Identificar un punto de encuentro de la familia como un parque, una bahía amplia.., que no ofrezca riesgos; es decir, despejado –en lo posible- de cables, postes, árboles o muros que puedan caer.

7. Acostumbrarse a tener su celular a la mano y con carga máxima (aunque si la emergencia es de grandes proporciones, es posible que no funcione…)

8. No descarte la posibilidad de adquirir un seguro para su vivienda y carro que lo proteja de fenómenos naturales.
 
 9. Consiga un kit de emergencia (una opción la encuentra en Prevenir en Familia) o ármelo usted mismo:
       a. Ubíquelo en un lugar conocido por todos, a la salida y de fácil acceso(¡no lo guarde en la parte alta del closet!).

            b. Revíselo cada cierto tiempo para cambiar los productos vencidos o para reemplazar los que se hayan utilizado. 

Si decide armarlo usted mismo, ésta es una guía:

 • Maletín de emergencia plástico, resistente, liviano, portátil, con compartimentos.
 • Pito (dato curioso: la señal internacional de ayuda es 3 pitos cortos, 3 pitos largos, 3 pitos cortos).
 • Lista actualizada de teléfonos de emergencia (bomberos, centros de salud, colegio de los niños, trabajo de los adultos, familiares cercanos...).

 • Fotocopia de documentos claves: cédulas, registros civiles, carnés de EPS y prepagada; listado de documentos relevantes (seguros, escrituras de propiedades, inversiones...). Consérvelos en bolsa plástica.
 • Registro del tipo de sangre y de otras condiciones de salud especiales (diabetes, hipertensión....).


• Alimentos no perecederos: latas (y abrelatas); galletas, paquetes; jugos en caja; dulces.

 • Agua embotellada suficiente para tres días


 • Papel y lápiz

 • Radio de pilas


 • Linterna
 • ¡Pilas adicionales para lo anterior!

 • Velas, fósforos o encendedor (en entornos libres de tuberías de gas. De lo contrario, puede ser peligroso)
 • Tijeras y/o navaja
 • Muda de ropa para cada miembro de la familia
 • Cobijas livianas
 • Dinero de baja denominación
 • Bolsas plásticas de varios tamaños
 • Llaves de tuerca y alicates para interrumpir el suministro de agua y gas
 • Elementos básicos de aseo personal


 • Botiquín de primeros auxilios (tema de otro artículo)

Para aprender más, remítase a: Red Cross y a  Con los pies en la tierra

Realmente esperamos no tener que enfrentar una situación como la vivida en Haití y Chile (y nos solidarizamos fuertemente con estos dos países), pero el riesgo está latente.

 ¿Tiene otras ideas para prepararse mejor para una eventualidad de grandes proporciones? Escríbanos.
 
 
 
 
Nota: Organizar pone a disposición de los lectores del blog enlaces útiles para adquirir algunos productos, pero aclara que no tiene ningún tipo de vínculo comercial con dichas empresas.
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