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Miércoles 14 de Abril de 2010 16:59

La isla, la libreta y el lápiz (…y el sacapunta)

En los foros internacionales que tratan asuntos de organización profesional es muy común que se lancen temas y preguntas para generar debate entre los asistentes. En un evento del estilo del cual acabamos de llegar, una de las preguntas fue ¿Si usted viajara a una isla solitaria, cuál sería EL artículo de organización que llevaría consigo?

La respuesta no era fácil para mí:


¿Una caja para guardar todo lo que tengo y encuentro?

¿Un caucho para amarrar?

¿Un metro para tener claras las distancias?

¿Una rotuladora para marcar todo lo que veo y no se me olvide cómo se llaman las cosas?

¿Una calculadora para “calcular” tiempos y distancias?

¿Un libro sobre organización para mantener vivo el conocimiento?

¿Un maletín con compartimentos para clasificar mis pertenencias?

¿Un revistero para cargar la colección de libros y revistas del alma?

Todos me seducían pero, después de analizarlo, mi respuesta no fue única (¡típico!): llevaría a esa isla una libreta, un lápiz y, por supuesto, un saca punta (o tajalápiz).

Llevaría esto porque la experiencia me ha demostrado que una mente clara y despejada es lo primero para lograr una vida que fluya, que funcione. Y, para lograr despejar la mente, qué mejor que un lugar donde se desocupe la mente, donde se registren los pensamientos (para seguir elaborando más adelante sobre ellos), las buenas ideas (para que no se olviden), los asuntos pendientes (que siempre tenemos) y las citas agendadas (para cumplirlas), por mencionar algunas “cosas” que típicamente rondan nuestra mente.

La libreta, el lápiz y el saca punta serían mi “kit de organización” escogido para aprovechar la estadía solitaria en la isla. Usando el kit registraría todo lo que haría al llegar de vuelta a la casa, dejaría constancia escrita de lo que viví y poder así recordarlo todo, haría listas de muuuchas cosas y también dibujaría.

Y siendo fiel a esta predilección por tener dónde anotar, en mi entorno actual hay libretas de todos los tamaños (y lápices y sacapuntas, o esferos, en su defecto) en TODAS partes: en la cartera, en la mesa de noche, en la cocina, en la guantera del carro, en los cajones.

Sin haberlo acordado, coincidencialmente mi socia Olga Lucía escogió el mismo kit de organización (lo que es una buena, buenísima cosa, pues indica que las dos estamos alineadas en la visión sobre qué es organizar, qué implica y cómo se logra – Ver la entrada La organización es un lenguaje).

¿Cuál sería su producto de organización escogido para llevar?

Escríbanos
 
Publicado en Blog
Miércoles 14 de Abril de 2010 16:58

Sea consciente de su desorden

Una nueva inspiración de mi socia, Olga Lucía
 
La palabra desorden significa confusión, perturbación y alteración del orden y de la tranquilidad; exceso o abuso, es lo innecesario e inútil que nos rodea; es obrar sin método y no cuidar del orden en las cosas. No es una situación deseable ni positiva.
 
El desorden puede invadir nuestra casa, nuestra oficina, nuestra vida. Se nos pierden las cosas, se nos olvida pagar las cuentas y cumplir los compromisos; procrastinamos, perdemos tiempo.
Lo invito a dejar de contemplar su desorden y a dominarlo, a doblegarlo y a conquistarlo; a organizar su mente, su corazón y su vida (en un artículo anterior La organización es un lenguaje , presentamos nuestra propuesta sobre cómo entendemos el concepto de organización. Los invitamos a revisarlo).
¡Comencemos!

Empiece por poquitos. Divida su cuarto o su escritorio por secciones. Escoja una sección, como un cajón o una caja, y comience. Toque cada cosa solo una vez y tome una decisión. ¿Le parece bonita, útil, la quiere mucho? Si la respuesta es NO, probablemente la pueda descartar. Si no está seguro, pregúntese: ¿qué sucede si salgo de este artículo? La respuesta le puede ayudar en su decisión.

La mejor manera de disminuir la acumulación y el desorden es evitar que las cosas lleguen a sus manos, a su vida, a su casa, a sus cajones. El desorden se crea porque dejamos que muchas cosas inútiles lleguen hasta nosotros y que ocupen un espacio en nuestras vidas, y todo esto tiene la capacidad mágica de multiplicarse. No lo permita: sea selectivo, escoja, privilegie la calidad a la cantidad; solo conserve las cosas que puede disfrutar.

Piense antes de comprar. Deténgase un momento y mire más allá del impulso de la compra.

Una vez usted “aligera su equipaje” y abre espacio solo para lo que tiene significado, para lo que es especial y de gran utilidad, será más fácil organizarse y, lo más importante, mantenerse organizado.

Publicado en Blog
Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:

 
Todos, sin excepción y en algún momento de nuestras vidas, aplazamos decisiones y acciones. A esto se le llama “procrastinar” (lo sabemos, es una palabra curiosa, con una “r” en la mitad). Otras personas procrastinan todo el tiempo. Muchas veces hemos tomado la decision de actuar, pero algo –en el fondo de nosotros mismos- no nos deja actuar. ¿Por qué será? ¿Cuándo actuamos de esa manera?

Veamos algunos casos:

• Cuando tenemos tal acumulación de cosas y de información o muchos frentes de acción, que nos paralizamos.

• Cuando creemos que entre la decisión y la acción hay un espacio de tiempo muy grande...que no tenemos, y –en consecuencia- que nunca lo vamos a lograr.

• Cuando pensamos que tenemos otras cosas por hacer y nunca llega el momento para este asunto.

• Porque pensamos que el “asunto pendiente” va a desaparecer por sí mismo – se va desvaneciendo: se cancelará el proyecto, la cita se va a posponer.....

• Por el afán de hacerlo perfecto....no estamos satisfechos con lo que estamos haciendo y seguimos y seguimos puliéndolo.

• No queremos asumir la responsabilidad. Si no concluimos la tarea, nadie podrá responsabilizarnos por un producto que no está concluido.

• Le tememos al éxito. Si concluimos y tenemos éxito, ¿podremos mantenernos en ese nivel y atender las expectativas que hemos creado?

• Nos fascinan los afanes y la adrenalina de hacer las cosas en el último minuto. Nos encanta trabajar bajo la presión de la fecha límite.

Entonces ¿qué hacer?

Lo primero es hacer conciencia de la razón por la cual procrastinamos y de su costo, tanto en la vida personal como profesional. Como este blog está enfocada en la promoción de prácticas útiles de organización, lo primero que le puedo decir es que el aplazamiento es el origen de la acumulación, del desorden, de los incumplimientos, de la falta de tiempo para atender compromisos y, lo que es peor, de gozar de una pobre imagen de persona confiable. Además, uno no se siente bien de tener siempre asuntos pendientes y una esquiva sensación de logro.

La adopción de hábitos nuevos no es tarea fácil. El punto de partida es tomar la decisión teniendo en cuenta los beneficios de hacerlo. Ensaye algunas de estas ideas para combatir esa tendencia a “dejarlo para después”

1. Recuerde que lo más difícil es comenzar. Pero una vez comienza ya ha superado la parte más dificil y seguramente se va a entusiasmar y va a seguir adelante

2. Póngase metas de tiempo realistas. Muchas veces pensamos que un proyecto va a ser “eterno” y otras veces que se puede hacer en minutos. Un enfoque realista es un buen aliado para hacer las cosas.

3. A veces pensamos que una tarea requiere 10-12 horas, y ese tiempo no aparece. Nos la pasamos esperando esas 10-12 horas; nunca llegan, y el proyecto sigue esperando.

4. Consulte su lista de pendientes y enfóquese en las tareas más difíciles en sus momentos más productivos y de mayor energía.

5. Recuerde: 5 o 10 minutos es tiempo suficiente para hacer muchas cosas: Una o dos llamadas; responder dos correos; revisar una parte de la correspondencia.

6. Si siente presión por la acumulación de tareas, agregue media hora a su jornada diaria. ¿Cómo? Levántese media hora antes y dedique ese tiempo a su rutina de ejercicios que tanto ha programado. Recuerde: si realmente quiere hacer una cosa, puede encontrar el tiempo para hacerlo.

7. Déle un vistazo a su área de trabajo. A lo mejor no es el adecuado. Si tiene sus documentos de consulta en una parte, su computador en otra, sus libretas y lapiceros en la repisa, es probable que esto no contribuya a la concentración y eficiencia.

8. No siempre es necesario empezar una tarea por el principio. A veces se puede empezar por una etapa intermedia.....y así se desencadena el trabajo. Otros prefieren enfrentar la parte más difícil o tediosa de primero. Si logran superar lo que no les gusta, es posible que el resto les parezca suave.

9. Póngase metas sencillas y realistas. Por ejemplo, para el arreglo de su oficina defina: comprar organizadores antes de que termine esta semana; reubicar los muebles de la oficina, en el lapso de 8 días; reorganizar completamente el archivo, antes de 3 semanas.

10. Comparta sus compromisos con algún conocido y esto le servirá de estímulo para cumplir las fechas. (Le puede dar pena comentarle a esta persona que no cumplió las fechas).

Hay muchas otras ideas tan sencillas y prácticas como las 10 anteriores. Un principio clave en las técnicas de organización es abordar cambios en pequeña escala de tal manera que sintamos el progreso que nos sirve tanto para avanzar y avanzar.

Buena suerte.

 

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Lunes 05 de Abril de 2010 16:54

¿Cómo se usa el ATB?

En la entrada ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB, introdujimos el concepto de las tres rutas de un documento - Archivar /Tareas /Botar (El ATB)- como herramienta para manejar la acumulación de papeles que tendemos a enfrentar tanto en la oficina como en la casa.
Ahora vamos a explicar un poco cómo se usa, o –como diría una persona que conozco – cómo funciona un “martes por la tarde” esto del ATB.

Existen dos situaciones a considerar:

1. El manejo de los papeles que comienzan a llegar a partir de hoy – lo nuevo.
2. El manejo de los papeles que tengo acumulados desde hace 6 meses (o más) en diferentes espacios, cajones, escritorios, bolsillos, guanteras, carpetas y cajas – lo viejo.

Hoy vamos a hablar de la segunda situación – los papeles viejos ya acumulados.

El objetivo no será dejar el 100% del manejo de papeles procesados y organizados. Seremos más modestos. Queremos proponerles por lo pronto solamente comenzar el proceso de “desempapelarse” e ir paso a paso.

En Organizar Colombia creemos y hemos confirmado que para organizar espacios, cosas y tiempo se avanza de poco en poco y se llega. Los grandes proyectos cansan con sólo enunciarlos y tienden a ser abandonados rápidamente. De aquí la invitación a fijarse metas a escala humana y propia.

En este paso, entonces, el objetivo será separar los papeles en la ruta a la cual pertenece: Archivo, Tareas, Basura. Así se simple (¡y de poderoso!):

1. Destine 20 minutos de su tiempo

2. Ponga música que le guste, que lo relaje

3. Si es posible, invite a alguien que le sirva de compañía y de animador

4. Recoja los papeles dispersos en diferentes sitios y arme un gran montón

5. Ponga el montón sobre una superficie (comedor o escritorio; inclusive sobre el piso, aunque ¡cuidado con el dolor de espalda!)

6. Cree dos categorías distintas, una para los documentos que van para Archivo y la otra para los que generan Tareas (la “A” y la “T”). Destine para cada uno un espacio físico en la superficie escogida

7. Acerque una caneca de la basura o una bolsa de la basura

8. Comience a mirar uno a uno los papeles. Decida si el documento es para archivar, si genera una tarea o si es para botar (el ATB)

9. Si es para Archivo o para Tarea, ubique el papel en el montón al que corresponda (Archivo o Tareas). Si es para botar, de una vez póngalo en la caneca de la basura. Sin miedo.

10 Pare a los 20 minutos. ¿Cómo se siente? Si está “encarretado”, siga un rato más. Si está cansado, pare y retome otro día. Tranquilo. Este proceso de clasificación se puede hacer en varias sesiones cortas. Todo es ganancia.

Al cabo de una o varias sesiones, verá como ese montón amorfo inicial ahora tiene otra cara. Por un lado tiene ahora dos grupos de papeles de naturaleza distinta: los que son para archivar y los que son para generar una tarea. Además, con seguridad ha logrado eliminar un porcentaje no despreciable de papeles inservibles, lo que genera una sensación de liviandad muy agradable.

Este no es el fin del proceso de amansar los papeles en su vida, pero es un primer gran paso. Para seguir montando el sistema, se pueden aprender las técnicas para archivar adecuadamente, así como para manejar las tareas. 

Muy útil: a pesar de que motivamos a las personas a que tomen un papel y decidan a cuál de las rutas ATB corresponde, somos conscientes que algunas veces estamos bloqueados y no lo tenemos claro. Tranquilo. Ponga ese papel a un lado y continúe con otros. Vuelva a él al cabo de un rato y con seguridad la respuesta será más clara ahora.
 


 
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