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Miércoles 28 de Julio de 2010 17:56

Organizarnos para mejorar nuestra seguridad

Cuando planeamos (o anticipamos) nuestras actividades, nuestras inversiones, nuestros compromisos, estamos definiendo –en gran medida- la calidad de nuestra vida y nuestros niveles de satisfacción o tensión.  La seguridad personal y de nuestros negocios no depende solamente de las autoridades.  Depende mucho de nosotros y de la forma en que asumamos su manejo. Foto_prohibido_robar.jpg

Es otra forma de organizarnos, y de sentirnos más en control de nuestras vidas.

Hemos conocido los resultados del estudio del Observatorio de Seguridad en Bogotá, Cámara de Comercio de Bogotá (“Entre todos podemos hacer de Bogotá una ciudad más segura”), y encontramos recomendaciones prácticas y sencillas que podemos incorporar a nuestra rutina diaria para convertirnos en ciudadanos seguros, como los investigadores nos lo proponen.

Su primer hallazgo se refiere a la alta frecuencia (más del 20%) de los robos por descuido (distracción, carteras inseguras, objetos personales a la vista, carencia de información oportuna, entre otros). El descuido es omisión, es desatención, es falta de cuidado. Lo contrario, como la acción, la atención, el cuidado está en nuestras manos.

El descuido se presenta en la calle, en los negocios, en la casa. Las autoridades han hecho esfuerzos para controlar los robos, pero la conclusión es que se hace necesario “el compromiso de ciudadanos y empresarios en materia de prevención”.

En algunos de nuestros artículos de este blog les hemos comentado acerca de la potencia de la adopción de rutinas (¿Difiere o aplaza con frecuencia? ¿Es un procrastinador?/ ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB / Sea consciente de su desorden ), cuando nos empeñamos en lograr objetivos, aliviar las cargas, organizarnos mejor. Aquí hay una nueva oportunidad de hacerlo.
El descuido lo podemos corregir, en la medida en que tomemos precauciones a tiempo, en la medida en que adoptemos rutinas que nos protejan de sorpresas desagradables. “Un ladrón nunca le va a avisar”,  pero usted si puede salirle adelante.

Piense y ponga en práctica estas ideas (seguramente ya las ha oído o pensado, pero es hora de volverlas una rutina):

  • Sus vecinos son sus mejores aliados en seguridad.  Establezca lazos de cooperación con ellos. Tenga a la mano la lista de teléfonos de ellos y pida que ellos tengan sus datos.
  • No permita el ingreso de un técnico que se presente de improviso en su casa;  verifique la visita de los servicios técnicos llamando directamente a las empresas.
  • Identifique la localización del CAI y de la estación de policía más cercanos.  Y, por favor, tenga a mano los números de teléfono de emergencia (como Policía, CAI, ambulancias, bomberos, vecinos). Vea aquí un ejemplo de una lista de teléfonos importantes para mantener en un lugar visible
  • No dé “papaya”. Sus equipos electrónicos, billetera, tarjetas de crédito deben estar bien guardadas-no los deje a la vista, ni en su cartera, ni en su carro, ni en el transporte público.  En el carro, colóquelos en el baúl.  Vale la pena el recorrido adicional para guardarlos y retirarlos. Tenga una lista segura con sus documentos importantes, con números y fechas de vencimiento (ver el artículo del blog Tips para conservar información y objetos importantes . Será muy útil para cancelar tarjetas de crédito o pedir duplicados, si tiene la mala suerte de perder sus documentos. Las joyas: resérvelos para lucirlas en sitios cerrados y seguros.
  • Conduzca y camine poniendo atención a lo que sucede a su alrededor.  Esta práctica no solo hace su recorrido más seguro sino que le permite anticipar cualquier amenaza que se le esté acercando, y tomar medidas.  Entre otras, salir corriendo, hundir el acelerador, pedir ayuda, resguardarse en un local vecino, entre otros.

Hay muchas más ideas para poner en práctica y para enfrentar, no solo a los amigos de lo ajeno, sino a los descuidos de todo tipo que nos complican la vida, salen costosos y nos dejan malos recuerdos.

Cuéntenos cómo ha hecho para desenvolverse en ambientes amenazantes, no solo en su ciudad sino cuando sale a otras partes.

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Publicado en Blog

Con motivo del bicentenario del grito de independencia de Colombia, ayer muy temprano se abrió la "urna centenaria" que contenía documentos, recuerdos, fotos y otros elementos que fueron archivados en una urna metálica desde finales de 1911 con la clara instrucción de abrirse al cumplirse 200 años de la fiesta patria.Foto Urna 4098929637_ea075e54da_m.jpg

Algunas de las expresiones que he leído hoy sobre dicho momento son: "Una de las enseñanzas que dejó la esperada urnacentenaria, fue la idea de hacer memoria, de retratar la época a través de documentos y fotografías, de preservar cuadros de costumbres y papeles de valor histórico" o "Más que una caja fuerte en la que encontraríamos el secreto para la vida eterna o la felicidad, la urna es una cápsula del tiempo, una apuesta a la memoria, siempre tan frágil y escasa" (El Espectador).

Lo anterior me ha inspirado para escribir acerca de técnicas para conservar o guardar recuerdos personales o información importante. Como hemos mencionado en más de una ocasión, la clave está en guardar para encontrar.

Van algunas ideas:

Claves: Estamos en la era de los passwords, los usernames, las claves, los PINS, los logins, etc., etc. Uno quisiera que fuese un sólo número para todo, pero no es factible. La posibilidad de olvidarlos, de confundirlos o de revelarlos es alta y peligrosa. Por eso recomendamos registrarlos en un sólo lugar, procurando cumplir con los siguientes requisitos i) confiabilidad, ii) seguridad, iii) privacidad y iv) fácil accesibilidad ("portabilidad")
Opciones:

  • Usar la mente para recordarlas: Es una opción de alto riesgo, teniendo en cuenta los volúmenes a recordar
  • Elaborar una lista escrita a mano: puede funcionar si se garantiza seguridad. Tener cuidado con los riesgos en su "portabilidad"
  • Usar hoja de cálculo (tipo Excel o Numbers): Funciona bien para muchos. Importante diseñar la base de datos para que sea fácil de consultar. Debe generarse clave de acceso al archivo
  • Aplicaciones específicas para manejar claves. Existen muchas opciones (1password / Spalsh id/ Wallet 3). Mi experiencia con Ascendo ha sido muy buena. Es amigable para ingresar información y para consultar. Puedo tener la base de datos en el dispositivo portátil, así como en el computador. Tiene versión para BB y para MAC

Archivos del computador: Soy una convencida de las ventajas de hacer back-up periódico de la información del computador. La capacidad desestabilizadora de sufrir pérdida de información es altísima, más aún cuando uno es el culpable de no tener respaldo de la misma. Existen varias opciones:

  • Tener un disco duro externo y pasar la información periódicamente (1 a 2 veces por semana). Conservar el disco duro en un lugar diferente al computador
  • Realizar respaldo en línea: Algunas aplicaciones: box.net / Office Drop/ Carbonite.  Personalmente uso Mozy (www.mozy.com - ver el tweet que publiqué hoy). En estos sistemas uno programa con qué frecuencia se realiza automáticamente el back-up. Yo decidí una frecuencia diaria. Valoro tanto la información que me siento muy tranquila al saber que ésta está segura diariamente.
  • Proteger el computador: Hacerle un poco más difícil la tarea a los "dueños de lo ajeno", en particular con los computadores portátiles: compre una guaya para amarrar el computador al escritorio; escóndalo o guárdelo si va a salir de fin de semana.

Fotos: Virtuales o impresas, las fotos son un activo de incalculable valor. He oído personas que lo que más lamentan haber perdido con su computador extraviado son las fotos. Recomendaciones:

  • Si las fotos son sólo virtuales, seguir las mismas recomendaciones anteriores para respaldo de archivos.
  • Si son impresas: Acá el riesgo es por deterioro (agua, fuego, manchas) o por pérdida. En el primer caso, recomendamos proteger la fuente original (el archivo o los negativos-cada vez menos frecuentes). Importante consevarlos en lugar diferente al de las fotos impresas.

Recuerdos de los hijos: El volúmen de trabajos del jardín o del colegio, de tarjetas, de obras de arte puede llegar a ser infinito y abrumador. Opciones:

  • Cree una caja (de cartón, tipo archivo) para cada uno de los hijos. Adentro, utilice sobres de manila o plásticos por cada año e ingrese en él los recuerdos que quiere conservar. Si el sobre comienza a llenarse, revise qué puede sacar para procurar un sobre por hijo por año. Si la obra de arte no cabe en un sobre (¡muy común!) exhíbalo un tiempo y después tómele una foto y guarde la foto en el sobre.
  • Si se trata de información escolar, abra una carpeta para cada hijo por cada año académico para archivar notas, pagos y demás comunicaciones importantes. Al final del año académico, revise qué quiere conservar para la posteridad. Pase estos documentos a la caja de su hijo y vuelva a utilizar la carpeta para el año académico que comienza}

Documentos en general: Para conservarlos tenga en cuenta:

  • Si el documento está en papel químico (el del fax), fotocópielo. De lo contrario, los textos se van borrando con el tiempo
  • Elimine los ganchos metálicos, manchan el papel
  • Siempre será una buena opción tomar foto de un documento de especial valor, en caso de que este sea destruído
  • En general, tenga cuidado con la humedad en el lugar donde va a almacenar los recuerdos. Prefiera cajas de plástico y transparentes. Las hay de muchos tamaños. Pueden parecer algo costosas, pero conservan mejor el contenido en el tiempo que las de cartón.
  • Si va a guardar por largo tiempo, escriba un inventario del contenido de lo que guarda

Cuéntenos otras ideas para conservar objetos o información.

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Publicado en Blog
Jueves 15 de Julio de 2010 23:28

¡Llegó la hora de pagar impuestos!

Estamos en plena época de pagar impuesto a la renta en Colombia.

Algunas personas tienen la ventaja de contar con asistentes que les facilitan este proceso (¡cómo me gustaría a mí contar con este recurso!), pero en cualquier caso - con o sin ayuda- hay que monitorear que se acopien los papeles, que se envíen al contador y que se pague a tiempo.

Van hoy algunas sugerencias para hacer más fácil este proceso que, dicho sea de paso, vengo perfeccionando año a año y que, Foto pago impuestos(1).jpgaún así, todavía me demanda energía.

  1. Abra una carpeta específica para la declaración de renta (una por persona). Ubíquela en el archivo (si lo tiene) o en un lugar accesible (y que recuerde).
  2. Desde enero de cada año, cada vez que reciba extractos bancarios a diciembre 31 (certificaciones de retención en la fuente, certificaciones de aportes a pensión, etc,) ubíquelos automáticamente en la carpeta creada.
  3. También a comienzos de año, pida un calendario tributario o entre a la página de la DIAN (www.dian.gov.co) para identificar las fechas en las que le corresponde el pago (de acuerdo con los dos últimos dígitos de su cédula). Como ayuda, en este link encontrarán el calendario tributario de este año.
  4. Programe en su agenda realizar el pago DOS (2) días antes de la fecha de vencimiento. Así, se protege contra imprevistos de última hora que le impidan pagar a tiempo y le causen multas (¡son muy altas!).
  5. Si aún no tiene el listado de documentos que típicamente le solicita su asesor tributario, a mediados de mayo pídale le envíe dicho listado detallado. Guarde esta relación como un tesoro (la necesitará TODOS los años, quizá con algunas modificaciones menores). Esta es la guía más valiosa para este proceso. En este link encontrará una lista con algunos ejemplos de documentos que típicamente pide un asesor tributario.
  6. Identifique los documentos que le llegan a usted, los que debe solicitar (por teléfono, vía carta) y los que debe bajar a través de internet. Asigne un espacio para realizar las solicitudes y/o para bajarlos. A medida que llegan, ubicarlos en la carpeta de la declaración de renta.
  7. Con los documentos acopiados, redacte una carta remisoria para su asesor tributario en la cual relacione uno por uno los documentos que envía. Dejar constancia de lo que le está enviando lo protege de malos entendidos. Guarde copia de esta carta. Le ahorrará tiempo al año siguiente cuando deba repetirla.
  8. Fotocopie el paquete que le envía al asesor tributario y quédese con dicha copia. Ha sido tan grande el esfuerzo por recopilar estos documentos, que justifica tener un back-up del mismo en caso de pérdida. Imagínese el tiempo que le tomaría -y el mal genio consecuente- si tuviese que pedir nuevamente los papeles.
  9. Envíe el paquete con la carta remisoria al asesor mínimo 15 días antes de la fecha de vencimiento del pago. Solicite firma de recibido de la carta remisoria. Consérvela.
  10. Realice el pago dos días antes del vencimiento. Conserve la copia de la declaración de renta ya pagada en un lugar muy seguro y en el cual se acopian las declaración de renta de todos los años. Al momento de un requerimiento de la DIAN (que ojalá no suceda) tiene en un sólo lugar el historial de pagos.

¡Buena suerte este año con este proceso!

 

Para tener en cuenta: si durante el año en curso vende o compra inmuebles o carros, tenga en cuenta la fecha y el valor de la compra, pues deberán ser reportados en la declaración de renta

Publicado en Blog
Martes 06 de Julio de 2010 14:39

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Esta sabia frase resume la filosofía detrás del concepto de organización.

David Allen, el creador de la corriente GTD (Gettting Things Done), se refiere a este concepto en términos de parquear las cosas. Cada cosa (en términos amplios entendida una cosa como un objeto, una idea, un asunto pendiente, un proyecto…) debe quedar parqueado en un lugar específico y único, que permita a la persona encontrarlo fácilmente. Porque recordemos que la clave es encontrar las cosas, no guardarlas.

Cuando uno parquea un objeto en el lugar equivocado, pierde tiempo, pierde la paciencia, se frustra, se recrimina y se desgasta. ¿O no les ha ocurrido alguna vez que se les olvidó dónde dejaron el carro estacionado en el centro comercial o en el aeropuerto? ¿Cuál es la sensación que experimentaron?

Igual pasa con las cosas (entendidas en el sentido amplio de Allen): ¿Dónde dejé la cuenta por pagar? ¿Dónde anoté el teléfono del contacto que conocí hoy? ¿Dónde están las instrucciones del celular nuevo? ¿Dónde dejé las notas de la reunión? ¿Dónde está la tarjeta de propiedad del carro? ¿Dónde escribí las ideas para el artículo que debo redactar?

Pero para saber dónde poner cada una de mis cosas, debo identificar qué significan para mí: ¿es una cita o algo para archivar; o algo que requiere una acción mía o la acción de alguien más; o es para botar o es para leer o es una buena idea para más adelante o es una llamada, etc.? Identificar qué es exactamente esa “cosa” y qué debo hacer con ella es determinante para saber dónde parquearla.

Algunos posibles lugares de parqueo son:

  • El calendario o agenda
  • Las listas de tareas
  • La basura
  • El archivo activo
  • El archivo de referencia
  • La biblioteca
  • La bandeja de salida
  • El acordeón o fuelle

Una vez se identifica qué es o qué significa esa cosa (en el sentido amplio de David Allen), el paso siguiente es parquearlo en el lugar asignado. Por ejemplo: si después de una conversación me comprometí a realizar una llamada mañana a las 10:00am, debo parquear esa llamada en el calendario (y no parquearla en mi cabeza). Si al recibir una revista, decido que voy a leerla, el lugar para parquearla es el maletín que uso para transportar el material de lectura que me interesa (y no la parqueo en la superficie de mi escritorio).

*Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”, o el concepto del parqueo, se convierte en una máxima tan sencilla como poderosa. Conviene repetirla como un mantra. Conviene mucho.

Para terminar, les comparto esta cita de Winston Churchill, que encuentro tremendamente lúcida (la transcribe en inglés): “For the first twenty-five years of my life, I wanted freedom. For the next twenty-five years, I wanted order. For the next twenty-five years, I realized that order is freedom”

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