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Con motivo del bicentenario del grito de independencia de Colombia, ayer muy temprano se abrió la "urna centenaria" que contenía documentos, recuerdos, fotos y otros elementos que fueron archivados en una urna metálica desde finales de 1911 con la clara instrucción de abrirse al cumplirse 200 años de la fiesta patria.Foto Urna 4098929637_ea075e54da_m.jpg

Algunas de las expresiones que he leído hoy sobre dicho momento son: "Una de las enseñanzas que dejó la esperada urnacentenaria, fue la idea de hacer memoria, de retratar la época a través de documentos y fotografías, de preservar cuadros de costumbres y papeles de valor histórico" o "Más que una caja fuerte en la que encontraríamos el secreto para la vida eterna o la felicidad, la urna es una cápsula del tiempo, una apuesta a la memoria, siempre tan frágil y escasa" (El Espectador).

Lo anterior me ha inspirado para escribir acerca de técnicas para conservar o guardar recuerdos personales o información importante. Como hemos mencionado en más de una ocasión, la clave está en guardar para encontrar.

Van algunas ideas:

Claves: Estamos en la era de los passwords, los usernames, las claves, los PINS, los logins, etc., etc. Uno quisiera que fuese un sólo número para todo, pero no es factible. La posibilidad de olvidarlos, de confundirlos o de revelarlos es alta y peligrosa. Por eso recomendamos registrarlos en un sólo lugar, procurando cumplir con los siguientes requisitos i) confiabilidad, ii) seguridad, iii) privacidad y iv) fácil accesibilidad ("portabilidad")
Opciones:

  • Usar la mente para recordarlas: Es una opción de alto riesgo, teniendo en cuenta los volúmenes a recordar
  • Elaborar una lista escrita a mano: puede funcionar si se garantiza seguridad. Tener cuidado con los riesgos en su "portabilidad"
  • Usar hoja de cálculo (tipo Excel o Numbers): Funciona bien para muchos. Importante diseñar la base de datos para que sea fácil de consultar. Debe generarse clave de acceso al archivo
  • Aplicaciones específicas para manejar claves. Existen muchas opciones (1password / Spalsh id/ Wallet 3). Mi experiencia con Ascendo ha sido muy buena. Es amigable para ingresar información y para consultar. Puedo tener la base de datos en el dispositivo portátil, así como en el computador. Tiene versión para BB y para MAC

Archivos del computador: Soy una convencida de las ventajas de hacer back-up periódico de la información del computador. La capacidad desestabilizadora de sufrir pérdida de información es altísima, más aún cuando uno es el culpable de no tener respaldo de la misma. Existen varias opciones:

  • Tener un disco duro externo y pasar la información periódicamente (1 a 2 veces por semana). Conservar el disco duro en un lugar diferente al computador
  • Realizar respaldo en línea: Algunas aplicaciones: box.net / Office Drop/ Carbonite.  Personalmente uso Mozy (www.mozy.com - ver el tweet que publiqué hoy). En estos sistemas uno programa con qué frecuencia se realiza automáticamente el back-up. Yo decidí una frecuencia diaria. Valoro tanto la información que me siento muy tranquila al saber que ésta está segura diariamente.
  • Proteger el computador: Hacerle un poco más difícil la tarea a los "dueños de lo ajeno", en particular con los computadores portátiles: compre una guaya para amarrar el computador al escritorio; escóndalo o guárdelo si va a salir de fin de semana.

Fotos: Virtuales o impresas, las fotos son un activo de incalculable valor. He oído personas que lo que más lamentan haber perdido con su computador extraviado son las fotos. Recomendaciones:

  • Si las fotos son sólo virtuales, seguir las mismas recomendaciones anteriores para respaldo de archivos.
  • Si son impresas: Acá el riesgo es por deterioro (agua, fuego, manchas) o por pérdida. En el primer caso, recomendamos proteger la fuente original (el archivo o los negativos-cada vez menos frecuentes). Importante consevarlos en lugar diferente al de las fotos impresas.

Recuerdos de los hijos: El volúmen de trabajos del jardín o del colegio, de tarjetas, de obras de arte puede llegar a ser infinito y abrumador. Opciones:

  • Cree una caja (de cartón, tipo archivo) para cada uno de los hijos. Adentro, utilice sobres de manila o plásticos por cada año e ingrese en él los recuerdos que quiere conservar. Si el sobre comienza a llenarse, revise qué puede sacar para procurar un sobre por hijo por año. Si la obra de arte no cabe en un sobre (¡muy común!) exhíbalo un tiempo y después tómele una foto y guarde la foto en el sobre.
  • Si se trata de información escolar, abra una carpeta para cada hijo por cada año académico para archivar notas, pagos y demás comunicaciones importantes. Al final del año académico, revise qué quiere conservar para la posteridad. Pase estos documentos a la caja de su hijo y vuelva a utilizar la carpeta para el año académico que comienza}

Documentos en general: Para conservarlos tenga en cuenta:

  • Si el documento está en papel químico (el del fax), fotocópielo. De lo contrario, los textos se van borrando con el tiempo
  • Elimine los ganchos metálicos, manchan el papel
  • Siempre será una buena opción tomar foto de un documento de especial valor, en caso de que este sea destruído
  • En general, tenga cuidado con la humedad en el lugar donde va a almacenar los recuerdos. Prefiera cajas de plástico y transparentes. Las hay de muchos tamaños. Pueden parecer algo costosas, pero conservan mejor el contenido en el tiempo que las de cartón.
  • Si va a guardar por largo tiempo, escriba un inventario del contenido de lo que guarda

Cuéntenos otras ideas para conservar objetos o información.

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Publicado en Blog
Jueves 10 de Junio de 2010 00:00

Qué cajas comprar

Piense en esto antes de salir corriendo a la tienda más cercana a comprar cajas y bolsas que después no podrá utilizar.

Van tips prácticos al momento de comprar cajas que, dicho sea de paso es el ÚLTIMO PASO cuando uno se está organizando (existen cuatro pasos previos, de los cuales hablaremos en una entrada posterior de este blog):

  • Tome medidas del sitio donde va a la caja y dimensione también lo que va a poner allí. 
  • El diseño de la caja puede ser importante si la va a exhibir.  En ese caso, piense en los colores y materiales que coordinen con su estilo. 
  • Para ver el contenido, es de gran utilidad que las cajas o bolsas sean transparentes.  Si no lo son, márquelas para saber qué contienen.
  • Las cajas cuadradas y rectangulares son más eficientes que las cajas redondas.  Tenga en cuenta la posibilidad de arrumar y para esto es también importante la forma de las cajas.
  • Es momento de pensar en la funcionalidad, esto es, visualice la caja en el momento en que la va a utilizar: con tapa, sin tapa, con ruedas, alta, bajita…. 
  • Y también piense qué tan delicada es la pieza: ¿Es de tela, plástica, de madera?  ¿Cómo es su cuidado, se puede lavar?
  • Considere la conveniencia de que la caja tenga subdivisiones, siempre tan útiles para agrupar el contenido.  Si no las tiene, las podrá crear con cajitas o con bolsas plásticas. 


¡Cuéntenos qué tipo de cajas prefiere para organizar sus cosas en la casa y en la oficina!

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Publicado en Blog
Lunes 15 de Febrero de 2010 16:48

¡Bienvenido a mi clóset!

...o armarios, o roperos, o guardarropas. Cualquier espacio escogido para guardar nuestra ropa, nuestros accesorios, perfumes, paquetes.....
 
Nuestra relación con el clóset es permanente, inevitable; puede ser una experiencia grata o ingrata; puede tener huecos negros, sitios fuera de la vista que esconden, muchas veces, tesoros olvidados. Su organización y funcionalidad pueden determinar el ánimo con el que comencemos el día, la imagen que proyectamos y –aunque no lo crea- nuestra economía familiar.
Un sitio tan importante merece especial atención. Pero recuerde: el clóset, su contenido y su organización son asuntos muy personales. Por eso no existen reglas únicas, pero sí ideas para que las acomode a su propio estilo.

¿Qué hacer?

  • Para guardar, un criterio es la frecuencia de uso y el tipo de ropa en función de su estilo de vida. Los artículos que no correspondan a los criterios escogidos podrán almacenarse en otro lugar. 
  • Establezca zonas: Una para las chaquetas/camisas y faldas; otra para los vestidos; más allá para sastres y sacos. La parte más alta para carteras. La zona de cajones para piezas pequeñas como ropa interior, medias, correas. 
  • Analice el diseño de su clóset. Probablemente encontrará la forma de instalar un doble tubo para colgar ropa corta (faldas, sacos). 
  • Cuelgue y doble la ropa por tipo, por textura y por color, si es así como usted funciona. En esa forma, las opciones para vestirse (especialmente cuando está de afán) saltan a la vista. Para la ropa de doblar, recuerde colocar las piezas más pesadas (los sweaters) abajo.
  • Los zapatos: generalmente no hay suficiente espacio para guardarlos. Sea creativo. Los de menos uso, guárdelos en bolsas plásticas (para que sean visibles) y ubíquelos arriba del clóset; hay organizadores de zapatos que se cuelgan en la puerta o en una pared; no olvide los soportes que van debajo de la ropa colgada; conserve las cajas de zapatos –cuando los compra- para guardar aquellos de especial cuidado. Las cajas plásticas del tamaño adecuado pueden ir –sin problema- debajo de las camas. 


  
Muy útil--Ubique un canasto en una de las esquinas del clóset para depositar allí la ropa que requiere arreglo, la que va a regalar, la que debe llevar a la lavandería.

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