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Miércoles 28 de Julio de 2010 17:56

Organizarnos para mejorar nuestra seguridad

Cuando planeamos (o anticipamos) nuestras actividades, nuestras inversiones, nuestros compromisos, estamos definiendo –en gran medida- la calidad de nuestra vida y nuestros niveles de satisfacción o tensión.  La seguridad personal y de nuestros negocios no depende solamente de las autoridades.  Depende mucho de nosotros y de la forma en que asumamos su manejo. Foto_prohibido_robar.jpg

Es otra forma de organizarnos, y de sentirnos más en control de nuestras vidas.

Hemos conocido los resultados del estudio del Observatorio de Seguridad en Bogotá, Cámara de Comercio de Bogotá (“Entre todos podemos hacer de Bogotá una ciudad más segura”), y encontramos recomendaciones prácticas y sencillas que podemos incorporar a nuestra rutina diaria para convertirnos en ciudadanos seguros, como los investigadores nos lo proponen.

Su primer hallazgo se refiere a la alta frecuencia (más del 20%) de los robos por descuido (distracción, carteras inseguras, objetos personales a la vista, carencia de información oportuna, entre otros). El descuido es omisión, es desatención, es falta de cuidado. Lo contrario, como la acción, la atención, el cuidado está en nuestras manos.

El descuido se presenta en la calle, en los negocios, en la casa. Las autoridades han hecho esfuerzos para controlar los robos, pero la conclusión es que se hace necesario “el compromiso de ciudadanos y empresarios en materia de prevención”.

En algunos de nuestros artículos de este blog les hemos comentado acerca de la potencia de la adopción de rutinas (¿Difiere o aplaza con frecuencia? ¿Es un procrastinador?/ ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB / Sea consciente de su desorden ), cuando nos empeñamos en lograr objetivos, aliviar las cargas, organizarnos mejor. Aquí hay una nueva oportunidad de hacerlo.
El descuido lo podemos corregir, en la medida en que tomemos precauciones a tiempo, en la medida en que adoptemos rutinas que nos protejan de sorpresas desagradables. “Un ladrón nunca le va a avisar”,  pero usted si puede salirle adelante.

Piense y ponga en práctica estas ideas (seguramente ya las ha oído o pensado, pero es hora de volverlas una rutina):

  • Sus vecinos son sus mejores aliados en seguridad.  Establezca lazos de cooperación con ellos. Tenga a la mano la lista de teléfonos de ellos y pida que ellos tengan sus datos.
  • No permita el ingreso de un técnico que se presente de improviso en su casa;  verifique la visita de los servicios técnicos llamando directamente a las empresas.
  • Identifique la localización del CAI y de la estación de policía más cercanos.  Y, por favor, tenga a mano los números de teléfono de emergencia (como Policía, CAI, ambulancias, bomberos, vecinos). Vea aquí un ejemplo de una lista de teléfonos importantes para mantener en un lugar visible
  • No dé “papaya”. Sus equipos electrónicos, billetera, tarjetas de crédito deben estar bien guardadas-no los deje a la vista, ni en su cartera, ni en su carro, ni en el transporte público.  En el carro, colóquelos en el baúl.  Vale la pena el recorrido adicional para guardarlos y retirarlos. Tenga una lista segura con sus documentos importantes, con números y fechas de vencimiento (ver el artículo del blog Tips para conservar información y objetos importantes . Será muy útil para cancelar tarjetas de crédito o pedir duplicados, si tiene la mala suerte de perder sus documentos. Las joyas: resérvelos para lucirlas en sitios cerrados y seguros.
  • Conduzca y camine poniendo atención a lo que sucede a su alrededor.  Esta práctica no solo hace su recorrido más seguro sino que le permite anticipar cualquier amenaza que se le esté acercando, y tomar medidas.  Entre otras, salir corriendo, hundir el acelerador, pedir ayuda, resguardarse en un local vecino, entre otros.

Hay muchas más ideas para poner en práctica y para enfrentar, no solo a los amigos de lo ajeno, sino a los descuidos de todo tipo que nos complican la vida, salen costosos y nos dejan malos recuerdos.

Cuéntenos cómo ha hecho para desenvolverse en ambientes amenazantes, no solo en su ciudad sino cuando sale a otras partes.

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Con motivo del bicentenario del grito de independencia de Colombia, ayer muy temprano se abrió la "urna centenaria" que contenía documentos, recuerdos, fotos y otros elementos que fueron archivados en una urna metálica desde finales de 1911 con la clara instrucción de abrirse al cumplirse 200 años de la fiesta patria.Foto Urna 4098929637_ea075e54da_m.jpg

Algunas de las expresiones que he leído hoy sobre dicho momento son: "Una de las enseñanzas que dejó la esperada urnacentenaria, fue la idea de hacer memoria, de retratar la época a través de documentos y fotografías, de preservar cuadros de costumbres y papeles de valor histórico" o "Más que una caja fuerte en la que encontraríamos el secreto para la vida eterna o la felicidad, la urna es una cápsula del tiempo, una apuesta a la memoria, siempre tan frágil y escasa" (El Espectador).

Lo anterior me ha inspirado para escribir acerca de técnicas para conservar o guardar recuerdos personales o información importante. Como hemos mencionado en más de una ocasión, la clave está en guardar para encontrar.

Van algunas ideas:

Claves: Estamos en la era de los passwords, los usernames, las claves, los PINS, los logins, etc., etc. Uno quisiera que fuese un sólo número para todo, pero no es factible. La posibilidad de olvidarlos, de confundirlos o de revelarlos es alta y peligrosa. Por eso recomendamos registrarlos en un sólo lugar, procurando cumplir con los siguientes requisitos i) confiabilidad, ii) seguridad, iii) privacidad y iv) fácil accesibilidad ("portabilidad")
Opciones:

  • Usar la mente para recordarlas: Es una opción de alto riesgo, teniendo en cuenta los volúmenes a recordar
  • Elaborar una lista escrita a mano: puede funcionar si se garantiza seguridad. Tener cuidado con los riesgos en su "portabilidad"
  • Usar hoja de cálculo (tipo Excel o Numbers): Funciona bien para muchos. Importante diseñar la base de datos para que sea fácil de consultar. Debe generarse clave de acceso al archivo
  • Aplicaciones específicas para manejar claves. Existen muchas opciones (1password / Spalsh id/ Wallet 3). Mi experiencia con Ascendo ha sido muy buena. Es amigable para ingresar información y para consultar. Puedo tener la base de datos en el dispositivo portátil, así como en el computador. Tiene versión para BB y para MAC

Archivos del computador: Soy una convencida de las ventajas de hacer back-up periódico de la información del computador. La capacidad desestabilizadora de sufrir pérdida de información es altísima, más aún cuando uno es el culpable de no tener respaldo de la misma. Existen varias opciones:

  • Tener un disco duro externo y pasar la información periódicamente (1 a 2 veces por semana). Conservar el disco duro en un lugar diferente al computador
  • Realizar respaldo en línea: Algunas aplicaciones: box.net / Office Drop/ Carbonite.  Personalmente uso Mozy (www.mozy.com - ver el tweet que publiqué hoy). En estos sistemas uno programa con qué frecuencia se realiza automáticamente el back-up. Yo decidí una frecuencia diaria. Valoro tanto la información que me siento muy tranquila al saber que ésta está segura diariamente.
  • Proteger el computador: Hacerle un poco más difícil la tarea a los "dueños de lo ajeno", en particular con los computadores portátiles: compre una guaya para amarrar el computador al escritorio; escóndalo o guárdelo si va a salir de fin de semana.

Fotos: Virtuales o impresas, las fotos son un activo de incalculable valor. He oído personas que lo que más lamentan haber perdido con su computador extraviado son las fotos. Recomendaciones:

  • Si las fotos son sólo virtuales, seguir las mismas recomendaciones anteriores para respaldo de archivos.
  • Si son impresas: Acá el riesgo es por deterioro (agua, fuego, manchas) o por pérdida. En el primer caso, recomendamos proteger la fuente original (el archivo o los negativos-cada vez menos frecuentes). Importante consevarlos en lugar diferente al de las fotos impresas.

Recuerdos de los hijos: El volúmen de trabajos del jardín o del colegio, de tarjetas, de obras de arte puede llegar a ser infinito y abrumador. Opciones:

  • Cree una caja (de cartón, tipo archivo) para cada uno de los hijos. Adentro, utilice sobres de manila o plásticos por cada año e ingrese en él los recuerdos que quiere conservar. Si el sobre comienza a llenarse, revise qué puede sacar para procurar un sobre por hijo por año. Si la obra de arte no cabe en un sobre (¡muy común!) exhíbalo un tiempo y después tómele una foto y guarde la foto en el sobre.
  • Si se trata de información escolar, abra una carpeta para cada hijo por cada año académico para archivar notas, pagos y demás comunicaciones importantes. Al final del año académico, revise qué quiere conservar para la posteridad. Pase estos documentos a la caja de su hijo y vuelva a utilizar la carpeta para el año académico que comienza}

Documentos en general: Para conservarlos tenga en cuenta:

  • Si el documento está en papel químico (el del fax), fotocópielo. De lo contrario, los textos se van borrando con el tiempo
  • Elimine los ganchos metálicos, manchan el papel
  • Siempre será una buena opción tomar foto de un documento de especial valor, en caso de que este sea destruído
  • En general, tenga cuidado con la humedad en el lugar donde va a almacenar los recuerdos. Prefiera cajas de plástico y transparentes. Las hay de muchos tamaños. Pueden parecer algo costosas, pero conservan mejor el contenido en el tiempo que las de cartón.
  • Si va a guardar por largo tiempo, escriba un inventario del contenido de lo que guarda

Cuéntenos otras ideas para conservar objetos o información.

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Jueves 15 de Julio de 2010 23:28

¡Llegó la hora de pagar impuestos!

Estamos en plena época de pagar impuesto a la renta en Colombia.

Algunas personas tienen la ventaja de contar con asistentes que les facilitan este proceso (¡cómo me gustaría a mí contar con este recurso!), pero en cualquier caso - con o sin ayuda- hay que monitorear que se acopien los papeles, que se envíen al contador y que se pague a tiempo.

Van hoy algunas sugerencias para hacer más fácil este proceso que, dicho sea de paso, vengo perfeccionando año a año y que, Foto pago impuestos(1).jpgaún así, todavía me demanda energía.

  1. Abra una carpeta específica para la declaración de renta (una por persona). Ubíquela en el archivo (si lo tiene) o en un lugar accesible (y que recuerde).
  2. Desde enero de cada año, cada vez que reciba extractos bancarios a diciembre 31 (certificaciones de retención en la fuente, certificaciones de aportes a pensión, etc,) ubíquelos automáticamente en la carpeta creada.
  3. También a comienzos de año, pida un calendario tributario o entre a la página de la DIAN (www.dian.gov.co) para identificar las fechas en las que le corresponde el pago (de acuerdo con los dos últimos dígitos de su cédula). Como ayuda, en este link encontrarán el calendario tributario de este año.
  4. Programe en su agenda realizar el pago DOS (2) días antes de la fecha de vencimiento. Así, se protege contra imprevistos de última hora que le impidan pagar a tiempo y le causen multas (¡son muy altas!).
  5. Si aún no tiene el listado de documentos que típicamente le solicita su asesor tributario, a mediados de mayo pídale le envíe dicho listado detallado. Guarde esta relación como un tesoro (la necesitará TODOS los años, quizá con algunas modificaciones menores). Esta es la guía más valiosa para este proceso. En este link encontrará una lista con algunos ejemplos de documentos que típicamente pide un asesor tributario.
  6. Identifique los documentos que le llegan a usted, los que debe solicitar (por teléfono, vía carta) y los que debe bajar a través de internet. Asigne un espacio para realizar las solicitudes y/o para bajarlos. A medida que llegan, ubicarlos en la carpeta de la declaración de renta.
  7. Con los documentos acopiados, redacte una carta remisoria para su asesor tributario en la cual relacione uno por uno los documentos que envía. Dejar constancia de lo que le está enviando lo protege de malos entendidos. Guarde copia de esta carta. Le ahorrará tiempo al año siguiente cuando deba repetirla.
  8. Fotocopie el paquete que le envía al asesor tributario y quédese con dicha copia. Ha sido tan grande el esfuerzo por recopilar estos documentos, que justifica tener un back-up del mismo en caso de pérdida. Imagínese el tiempo que le tomaría -y el mal genio consecuente- si tuviese que pedir nuevamente los papeles.
  9. Envíe el paquete con la carta remisoria al asesor mínimo 15 días antes de la fecha de vencimiento del pago. Solicite firma de recibido de la carta remisoria. Consérvela.
  10. Realice el pago dos días antes del vencimiento. Conserve la copia de la declaración de renta ya pagada en un lugar muy seguro y en el cual se acopian las declaración de renta de todos los años. Al momento de un requerimiento de la DIAN (que ojalá no suceda) tiene en un sólo lugar el historial de pagos.

¡Buena suerte este año con este proceso!

 

Para tener en cuenta: si durante el año en curso vende o compra inmuebles o carros, tenga en cuenta la fecha y el valor de la compra, pues deberán ser reportados en la declaración de renta

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Miércoles 14 de Abril de 2010 16:59

La isla, la libreta y el lápiz (…y el sacapunta)

En los foros internacionales que tratan asuntos de organización profesional es muy común que se lancen temas y preguntas para generar debate entre los asistentes. En un evento del estilo del cual acabamos de llegar, una de las preguntas fue ¿Si usted viajara a una isla solitaria, cuál sería EL artículo de organización que llevaría consigo?

La respuesta no era fácil para mí:


¿Una caja para guardar todo lo que tengo y encuentro?

¿Un caucho para amarrar?

¿Un metro para tener claras las distancias?

¿Una rotuladora para marcar todo lo que veo y no se me olvide cómo se llaman las cosas?

¿Una calculadora para “calcular” tiempos y distancias?

¿Un libro sobre organización para mantener vivo el conocimiento?

¿Un maletín con compartimentos para clasificar mis pertenencias?

¿Un revistero para cargar la colección de libros y revistas del alma?

Todos me seducían pero, después de analizarlo, mi respuesta no fue única (¡típico!): llevaría a esa isla una libreta, un lápiz y, por supuesto, un saca punta (o tajalápiz).

Llevaría esto porque la experiencia me ha demostrado que una mente clara y despejada es lo primero para lograr una vida que fluya, que funcione. Y, para lograr despejar la mente, qué mejor que un lugar donde se desocupe la mente, donde se registren los pensamientos (para seguir elaborando más adelante sobre ellos), las buenas ideas (para que no se olviden), los asuntos pendientes (que siempre tenemos) y las citas agendadas (para cumplirlas), por mencionar algunas “cosas” que típicamente rondan nuestra mente.

La libreta, el lápiz y el saca punta serían mi “kit de organización” escogido para aprovechar la estadía solitaria en la isla. Usando el kit registraría todo lo que haría al llegar de vuelta a la casa, dejaría constancia escrita de lo que viví y poder así recordarlo todo, haría listas de muuuchas cosas y también dibujaría.

Y siendo fiel a esta predilección por tener dónde anotar, en mi entorno actual hay libretas de todos los tamaños (y lápices y sacapuntas, o esferos, en su defecto) en TODAS partes: en la cartera, en la mesa de noche, en la cocina, en la guantera del carro, en los cajones.

Sin haberlo acordado, coincidencialmente mi socia Olga Lucía escogió el mismo kit de organización (lo que es una buena, buenísima cosa, pues indica que las dos estamos alineadas en la visión sobre qué es organizar, qué implica y cómo se logra – Ver la entrada La organización es un lenguaje).

¿Cuál sería su producto de organización escogido para llevar?

Escríbanos
 
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Miércoles 14 de Abril de 2010 16:58

Sea consciente de su desorden

Una nueva inspiración de mi socia, Olga Lucía
 
La palabra desorden significa confusión, perturbación y alteración del orden y de la tranquilidad; exceso o abuso, es lo innecesario e inútil que nos rodea; es obrar sin método y no cuidar del orden en las cosas. No es una situación deseable ni positiva.
 
El desorden puede invadir nuestra casa, nuestra oficina, nuestra vida. Se nos pierden las cosas, se nos olvida pagar las cuentas y cumplir los compromisos; procrastinamos, perdemos tiempo.
Lo invito a dejar de contemplar su desorden y a dominarlo, a doblegarlo y a conquistarlo; a organizar su mente, su corazón y su vida (en un artículo anterior La organización es un lenguaje , presentamos nuestra propuesta sobre cómo entendemos el concepto de organización. Los invitamos a revisarlo).
¡Comencemos!

Empiece por poquitos. Divida su cuarto o su escritorio por secciones. Escoja una sección, como un cajón o una caja, y comience. Toque cada cosa solo una vez y tome una decisión. ¿Le parece bonita, útil, la quiere mucho? Si la respuesta es NO, probablemente la pueda descartar. Si no está seguro, pregúntese: ¿qué sucede si salgo de este artículo? La respuesta le puede ayudar en su decisión.

La mejor manera de disminuir la acumulación y el desorden es evitar que las cosas lleguen a sus manos, a su vida, a su casa, a sus cajones. El desorden se crea porque dejamos que muchas cosas inútiles lleguen hasta nosotros y que ocupen un espacio en nuestras vidas, y todo esto tiene la capacidad mágica de multiplicarse. No lo permita: sea selectivo, escoja, privilegie la calidad a la cantidad; solo conserve las cosas que puede disfrutar.

Piense antes de comprar. Deténgase un momento y mire más allá del impulso de la compra.

Una vez usted “aligera su equipaje” y abre espacio solo para lo que tiene significado, para lo que es especial y de gran utilidad, será más fácil organizarse y, lo más importante, mantenerse organizado.

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Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:

 
Todos, sin excepción y en algún momento de nuestras vidas, aplazamos decisiones y acciones. A esto se le llama “procrastinar” (lo sabemos, es una palabra curiosa, con una “r” en la mitad). Otras personas procrastinan todo el tiempo. Muchas veces hemos tomado la decision de actuar, pero algo –en el fondo de nosotros mismos- no nos deja actuar. ¿Por qué será? ¿Cuándo actuamos de esa manera?

Veamos algunos casos:

• Cuando tenemos tal acumulación de cosas y de información o muchos frentes de acción, que nos paralizamos.

• Cuando creemos que entre la decisión y la acción hay un espacio de tiempo muy grande...que no tenemos, y –en consecuencia- que nunca lo vamos a lograr.

• Cuando pensamos que tenemos otras cosas por hacer y nunca llega el momento para este asunto.

• Porque pensamos que el “asunto pendiente” va a desaparecer por sí mismo – se va desvaneciendo: se cancelará el proyecto, la cita se va a posponer.....

• Por el afán de hacerlo perfecto....no estamos satisfechos con lo que estamos haciendo y seguimos y seguimos puliéndolo.

• No queremos asumir la responsabilidad. Si no concluimos la tarea, nadie podrá responsabilizarnos por un producto que no está concluido.

• Le tememos al éxito. Si concluimos y tenemos éxito, ¿podremos mantenernos en ese nivel y atender las expectativas que hemos creado?

• Nos fascinan los afanes y la adrenalina de hacer las cosas en el último minuto. Nos encanta trabajar bajo la presión de la fecha límite.

Entonces ¿qué hacer?

Lo primero es hacer conciencia de la razón por la cual procrastinamos y de su costo, tanto en la vida personal como profesional. Como este blog está enfocada en la promoción de prácticas útiles de organización, lo primero que le puedo decir es que el aplazamiento es el origen de la acumulación, del desorden, de los incumplimientos, de la falta de tiempo para atender compromisos y, lo que es peor, de gozar de una pobre imagen de persona confiable. Además, uno no se siente bien de tener siempre asuntos pendientes y una esquiva sensación de logro.

La adopción de hábitos nuevos no es tarea fácil. El punto de partida es tomar la decisión teniendo en cuenta los beneficios de hacerlo. Ensaye algunas de estas ideas para combatir esa tendencia a “dejarlo para después”

1. Recuerde que lo más difícil es comenzar. Pero una vez comienza ya ha superado la parte más dificil y seguramente se va a entusiasmar y va a seguir adelante

2. Póngase metas de tiempo realistas. Muchas veces pensamos que un proyecto va a ser “eterno” y otras veces que se puede hacer en minutos. Un enfoque realista es un buen aliado para hacer las cosas.

3. A veces pensamos que una tarea requiere 10-12 horas, y ese tiempo no aparece. Nos la pasamos esperando esas 10-12 horas; nunca llegan, y el proyecto sigue esperando.

4. Consulte su lista de pendientes y enfóquese en las tareas más difíciles en sus momentos más productivos y de mayor energía.

5. Recuerde: 5 o 10 minutos es tiempo suficiente para hacer muchas cosas: Una o dos llamadas; responder dos correos; revisar una parte de la correspondencia.

6. Si siente presión por la acumulación de tareas, agregue media hora a su jornada diaria. ¿Cómo? Levántese media hora antes y dedique ese tiempo a su rutina de ejercicios que tanto ha programado. Recuerde: si realmente quiere hacer una cosa, puede encontrar el tiempo para hacerlo.

7. Déle un vistazo a su área de trabajo. A lo mejor no es el adecuado. Si tiene sus documentos de consulta en una parte, su computador en otra, sus libretas y lapiceros en la repisa, es probable que esto no contribuya a la concentración y eficiencia.

8. No siempre es necesario empezar una tarea por el principio. A veces se puede empezar por una etapa intermedia.....y así se desencadena el trabajo. Otros prefieren enfrentar la parte más difícil o tediosa de primero. Si logran superar lo que no les gusta, es posible que el resto les parezca suave.

9. Póngase metas sencillas y realistas. Por ejemplo, para el arreglo de su oficina defina: comprar organizadores antes de que termine esta semana; reubicar los muebles de la oficina, en el lapso de 8 días; reorganizar completamente el archivo, antes de 3 semanas.

10. Comparta sus compromisos con algún conocido y esto le servirá de estímulo para cumplir las fechas. (Le puede dar pena comentarle a esta persona que no cumplió las fechas).

Hay muchas otras ideas tan sencillas y prácticas como las 10 anteriores. Un principio clave en las técnicas de organización es abordar cambios en pequeña escala de tal manera que sintamos el progreso que nos sirve tanto para avanzar y avanzar.

Buena suerte.

 

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Lunes 05 de Abril de 2010 16:54

¿Cómo se usa el ATB?

En la entrada ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB, introdujimos el concepto de las tres rutas de un documento - Archivar /Tareas /Botar (El ATB)- como herramienta para manejar la acumulación de papeles que tendemos a enfrentar tanto en la oficina como en la casa.
Ahora vamos a explicar un poco cómo se usa, o –como diría una persona que conozco – cómo funciona un “martes por la tarde” esto del ATB.

Existen dos situaciones a considerar:

1. El manejo de los papeles que comienzan a llegar a partir de hoy – lo nuevo.
2. El manejo de los papeles que tengo acumulados desde hace 6 meses (o más) en diferentes espacios, cajones, escritorios, bolsillos, guanteras, carpetas y cajas – lo viejo.

Hoy vamos a hablar de la segunda situación – los papeles viejos ya acumulados.

El objetivo no será dejar el 100% del manejo de papeles procesados y organizados. Seremos más modestos. Queremos proponerles por lo pronto solamente comenzar el proceso de “desempapelarse” e ir paso a paso.

En Organizar Colombia creemos y hemos confirmado que para organizar espacios, cosas y tiempo se avanza de poco en poco y se llega. Los grandes proyectos cansan con sólo enunciarlos y tienden a ser abandonados rápidamente. De aquí la invitación a fijarse metas a escala humana y propia.

En este paso, entonces, el objetivo será separar los papeles en la ruta a la cual pertenece: Archivo, Tareas, Basura. Así se simple (¡y de poderoso!):

1. Destine 20 minutos de su tiempo

2. Ponga música que le guste, que lo relaje

3. Si es posible, invite a alguien que le sirva de compañía y de animador

4. Recoja los papeles dispersos en diferentes sitios y arme un gran montón

5. Ponga el montón sobre una superficie (comedor o escritorio; inclusive sobre el piso, aunque ¡cuidado con el dolor de espalda!)

6. Cree dos categorías distintas, una para los documentos que van para Archivo y la otra para los que generan Tareas (la “A” y la “T”). Destine para cada uno un espacio físico en la superficie escogida

7. Acerque una caneca de la basura o una bolsa de la basura

8. Comience a mirar uno a uno los papeles. Decida si el documento es para archivar, si genera una tarea o si es para botar (el ATB)

9. Si es para Archivo o para Tarea, ubique el papel en el montón al que corresponda (Archivo o Tareas). Si es para botar, de una vez póngalo en la caneca de la basura. Sin miedo.

10 Pare a los 20 minutos. ¿Cómo se siente? Si está “encarretado”, siga un rato más. Si está cansado, pare y retome otro día. Tranquilo. Este proceso de clasificación se puede hacer en varias sesiones cortas. Todo es ganancia.

Al cabo de una o varias sesiones, verá como ese montón amorfo inicial ahora tiene otra cara. Por un lado tiene ahora dos grupos de papeles de naturaleza distinta: los que son para archivar y los que son para generar una tarea. Además, con seguridad ha logrado eliminar un porcentaje no despreciable de papeles inservibles, lo que genera una sensación de liviandad muy agradable.

Este no es el fin del proceso de amansar los papeles en su vida, pero es un primer gran paso. Para seguir montando el sistema, se pueden aprender las técnicas para archivar adecuadamente, así como para manejar las tareas. 

Muy útil: a pesar de que motivamos a las personas a que tomen un papel y decidan a cuál de las rutas ATB corresponde, somos conscientes que algunas veces estamos bloqueados y no lo tenemos claro. Tranquilo. Ponga ese papel a un lado y continúe con otros. Vuelva a él al cabo de un rato y con seguridad la respuesta será más clara ahora.
 


 
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Jueves 11 de Marzo de 2010 16:52

¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB

Uno de los dramas más frecuentas en el ámbito laboral y familiar es la inundación de papeles o documentos: aparecen en la mesa de entrada, en el comedor; ocupan todo la superficie del escritorio, se arrugan dentro de las carteras y los maletines. También los encontramos en la cocina, en el carro, sobre los asientos…
Específicamente en el entorno familiar, no es raro que cada cierto tiempo –en uno de esos arranques de orden que periódicamente nos dan – decidamos recoger todos estos papeles y armar montoncitos en los cuales normalmente quedan enterrados recibos, formularios para impuestos, facturas, el desprendible para reclamar un examen médico,
invitaciones a eventos, fotos, entre otro tipo de documentos. Y si en esta familia hay niños en edad preescolar y escolar, multiplique por 3 el volumen de papeles.
 
El mensaje de hoy es corto y sencillo: existen formas para no ahogarse en papeles; formas que nos permiten:
 
1. Encontrar fácilmente lo que buscamos
 
2. Sentirnos ágiles en el manejo de los papeles
 
3. Que no se nos olviden los asuntos pendientes
 
4. Rescatar el uso original de los espacios (los asientos para sentarse; los carros para movilizarse…) y parar la invasión de los papeles en todo nuestro entorno.
 
Como muy bien lo plantean autores y expertos en el tema de efectividad personal, la raíz del problema de la acumulación – en general de todo tipo de objetos, pero en particular de papeles y documentos – es la dificultad en tomar decisiones OPORTUNAMENTE. Esta es la escena: miro el papel y sencillamente no decido qué hacer con él, así que lo dejo en cualquier lugar para tomar la decisión más adelante. Este es el origen de la invasión.
 
Lo que hemos observado es que las personas normalmente no actuamos de esta forma por simple descuido o negligencia (aunque que los hay, los hay…). En muchos, muchos casos, lo que sucede es que no sabemos cuál es la decisión que tenemos que tomar, así que, simplemente, no la tomamos.
 
La decisión que debemos tomar es la siguiente: ¿cuál de las tres rutas debe seguir este papel?
 
Aquí está el truco: cualquier documento (físico o virtual, aunque hoy nos concentramos en los documentos físicos) tiene 3 destinos o rutas:
 
1. Lo guardo
 
2. Me implica hacer algo
 
3. Lo boto
 
Cada una de estas tres rutas será ampliada en artículos posteriores de este blog. Por lo pronto, les compartimos brevemente algunos elementos útiles a tener en cuenta en cada uno:
 
1. Lo guardo: llamaremos a esta ruta el ARCHIVO. La clave de un buen archivo radica en guardar de tal forma que encontrar sea fácil. Para esto, los nombres que se escojan para los diferentes temas es determinante.
 
2. Me implica hacer algo: esta ruta se llama TAREAS. Las tareas pueden ser propias o de alguien más. Aquí la clave es escribir las tareas en algún lugar (cuaderno, computador, agenda…) y decidir qué hacer con el papel (¿lo archivo? ¿lo boto?)
 
3. Lo boto: esta ruta se llama BASURA. Uno de nuestros grandes descubrimientos es que las personas acumulamos papeles…¡porque no tenemos una caneca de la basura cerca! Así de sencillo. Ubique la caneca a una distancia que no le implique pararse para botar (debemos reconocer que somos de naturaleza perezosa). Notará cómo la acumulación disminuye sustancialmente.
 
En resumen, registre en su mente el modelo ATB (Archivo-Tareas-Basura). Es en alguna de estas tres rutas que caerá cada uno de los papeles que llegan a sus manos, a su vida.

Haga la prueba.
 
 
 
 
 
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Jueves 28 de Enero de 2010 16:35

¿Debo guardar este recibo o esta factura?

Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:
 
Cuando estamos en un ambiente empresarial, la respuesta es única: SÍ, porque cada egreso debe estar soportado por un documento. Pero en nuestro ambiente personal la situación es diferente. Muchos gastos son rutinarios, menores, a veces irrelevantes. Pero hay otros que cumplen una función importante.
Estos son algunos tips para facilitarle su proceso decisorio cuando tenga un recibo/factura en sus manos:

Garantías y Mantenimiento
Conserve los recibos de compras mayores, como electrodomésticos, celulares, computadores, joyas, muebles. Guárdelos en el fólder de Garantías y Manuales de Instrucciones, y consérveles mientras usted posea los artículos.
Es útil guardar los recibos por reparaciones del vehículo, porque además permite hacerle seguimiento a la calidad de la reparación, a la duración de los repuestos, de las llantas, de la batería –por ejemplo. Esta recomendación aplica también a reparaciones mayores en su vivienda y en algunos electrodomésticos.
 
Devoluciones o Cambios
Cuando crea que el artículo comprado podrá ser devuelto o cambiado, no dude en conservar el recibo por unos días. No olvide preguntar en el almacén cuál es su política de devoluciones o cambios.
 
Contabilidad e Impuestos
Los recibos/facturas para estos propósitos deben contener la información pertinente (identificación del vendedor, detalle de IVA, etc.) y los conceptos autorizados por la autoridad de impuestos.
 
Presupuesto de gastos
Si en un momento dado quiere conocer su nivel de egresos y decide hacer un presupuesto, conserve los recibos de todos sus gastos, durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, en un “acordeón” ubique allí los recibos de un año, clasifíquelos, registre los datos y....saque conclusiones. Después de este ejercicio, descarte todos los recibos que no tienen relación alguna con las recomendaciones anteriores.
 
Muy útil
Revise con frecuencia sus “bandejas de entrada”, es decir, el sitio, el bolsillo, la cartera, el maletín donde acumula recibos. Si no entran en alguna de las categorías anteriores, no dude en botarlos.
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El siguiente es un artículo escrito por mi socia, Olga Lucía:
 
Los propósitos de año nuevo nos llenan de energía y buenos propósitos, pero - en la mayoría de los casos-, quedan olvidados al finalizar el primer mes. ¿Por qué pasa esto?
El 30 de diciembre del año que acaba de terminar me encontré con mi vecina sedentaria y fumadora, que protesta permanentemente por sus 2000 correos electrónicos pendientes. Me confesó –en secreto- que estaba decidida este próximo año a matricularse en el gimnasio del barrio, a abandonar el cigarrillo y a atender con juicio la avalancha de correos. “Año nuevo, vida nueva”, me dijo.
 
Ayer la volví a ver, y pude notar su cara de frustración. No había comenzado ninguno de sus proyectos y ya estaba resignada a no cumplir ninguno.
¿Le suena familiar esta historia?
Existen 7 razones por las cuales sus propósitos del año podrían no prosperar:
  • La meta es demasiado ambiciosa: bajar 10 kilos en un mes; organizar todos los clósets en un fin de semana… Esto no es realista y no lo va a lograr. Piense en propósitos a su medida, a su alcance.   
  • Sus propósitos son un secreto muy bien guardado. Si otros conocen sus propósitos, dará pena no cumplirlos. Hágalos públicos.
  • Piensa que todo va a ser perfecto. Si uno cree que va a ser fácil y rápido, se desmoralizará ante el primer problema. Anticipe los obstáculos: los tendrá y los podrá superar mejor si está preparado.
  • No ha sido divertido. Es difícil entusiasmarse cuando todo sigue igual y hay monotonía. Póngase retos, sea creativo, sorpréndase. Cambie su rutina de ejercicios, ensaye unos días la comida mediterránea, reubique los muebles de su oficina.
  • Está obsesionado sólo con el resultado final. No se fije en lo que no ha logrado. Mejor, reconozca los avances –por pequeños que estos sean-; hable de ellos, auto-felicítese. Entre a este link http://habitforge.com/ y conozca un novedoso sistema para monitorear los avances en las metas que se propone.
  • Tomó un modelo que no aplica para usted. Usted es usted. No se trata de aprender francés porque su amiga lo está haciendo. Hágalo solamente si hace parte de sus planes, si quiere y si realmente lo necesita.
  • Tuvo un retroceso momentáneo…..y todo murió allí. No aplique el “todo o nada”. Dese permisos, no sea inflexible. Disfrute la torta de cumpleaños en una celebración muy especial, sin perder de vista su objetivo final.
Si detecta que alguna de estas situaciones le está pasando, ¡aún es tiempo de actuar!
 
¿Se le ocurre alguna otra razón por la cual los propósitos de año nuevo no prosperan?
 
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