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Lunes 05 de Abril de 2010 16:54

¿Cómo se usa el ATB?

En la entrada ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB, introdujimos el concepto de las tres rutas de un documento - Archivar /Tareas /Botar (El ATB)- como herramienta para manejar la acumulación de papeles que tendemos a enfrentar tanto en la oficina como en la casa.
Ahora vamos a explicar un poco cómo se usa, o –como diría una persona que conozco – cómo funciona un “martes por la tarde” esto del ATB.

Existen dos situaciones a considerar:

1. El manejo de los papeles que comienzan a llegar a partir de hoy – lo nuevo.
2. El manejo de los papeles que tengo acumulados desde hace 6 meses (o más) en diferentes espacios, cajones, escritorios, bolsillos, guanteras, carpetas y cajas – lo viejo.

Hoy vamos a hablar de la segunda situación – los papeles viejos ya acumulados.

El objetivo no será dejar el 100% del manejo de papeles procesados y organizados. Seremos más modestos. Queremos proponerles por lo pronto solamente comenzar el proceso de “desempapelarse” e ir paso a paso.

En Organizar Colombia creemos y hemos confirmado que para organizar espacios, cosas y tiempo se avanza de poco en poco y se llega. Los grandes proyectos cansan con sólo enunciarlos y tienden a ser abandonados rápidamente. De aquí la invitación a fijarse metas a escala humana y propia.

En este paso, entonces, el objetivo será separar los papeles en la ruta a la cual pertenece: Archivo, Tareas, Basura. Así se simple (¡y de poderoso!):

1. Destine 20 minutos de su tiempo

2. Ponga música que le guste, que lo relaje

3. Si es posible, invite a alguien que le sirva de compañía y de animador

4. Recoja los papeles dispersos en diferentes sitios y arme un gran montón

5. Ponga el montón sobre una superficie (comedor o escritorio; inclusive sobre el piso, aunque ¡cuidado con el dolor de espalda!)

6. Cree dos categorías distintas, una para los documentos que van para Archivo y la otra para los que generan Tareas (la “A” y la “T”). Destine para cada uno un espacio físico en la superficie escogida

7. Acerque una caneca de la basura o una bolsa de la basura

8. Comience a mirar uno a uno los papeles. Decida si el documento es para archivar, si genera una tarea o si es para botar (el ATB)

9. Si es para Archivo o para Tarea, ubique el papel en el montón al que corresponda (Archivo o Tareas). Si es para botar, de una vez póngalo en la caneca de la basura. Sin miedo.

10 Pare a los 20 minutos. ¿Cómo se siente? Si está “encarretado”, siga un rato más. Si está cansado, pare y retome otro día. Tranquilo. Este proceso de clasificación se puede hacer en varias sesiones cortas. Todo es ganancia.

Al cabo de una o varias sesiones, verá como ese montón amorfo inicial ahora tiene otra cara. Por un lado tiene ahora dos grupos de papeles de naturaleza distinta: los que son para archivar y los que son para generar una tarea. Además, con seguridad ha logrado eliminar un porcentaje no despreciable de papeles inservibles, lo que genera una sensación de liviandad muy agradable.

Este no es el fin del proceso de amansar los papeles en su vida, pero es un primer gran paso. Para seguir montando el sistema, se pueden aprender las técnicas para archivar adecuadamente, así como para manejar las tareas. 

Muy útil: a pesar de que motivamos a las personas a que tomen un papel y decidan a cuál de las rutas ATB corresponde, somos conscientes que algunas veces estamos bloqueados y no lo tenemos claro. Tranquilo. Ponga ese papel a un lado y continúe con otros. Vuelva a él al cabo de un rato y con seguridad la respuesta será más clara ahora.
 


 
Publicado en Blog
Jueves 11 de Marzo de 2010 16:52

¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB

Uno de los dramas más frecuentas en el ámbito laboral y familiar es la inundación de papeles o documentos: aparecen en la mesa de entrada, en el comedor; ocupan todo la superficie del escritorio, se arrugan dentro de las carteras y los maletines. También los encontramos en la cocina, en el carro, sobre los asientos…
Específicamente en el entorno familiar, no es raro que cada cierto tiempo –en uno de esos arranques de orden que periódicamente nos dan – decidamos recoger todos estos papeles y armar montoncitos en los cuales normalmente quedan enterrados recibos, formularios para impuestos, facturas, el desprendible para reclamar un examen médico,
invitaciones a eventos, fotos, entre otro tipo de documentos. Y si en esta familia hay niños en edad preescolar y escolar, multiplique por 3 el volumen de papeles.
 
El mensaje de hoy es corto y sencillo: existen formas para no ahogarse en papeles; formas que nos permiten:
 
1. Encontrar fácilmente lo que buscamos
 
2. Sentirnos ágiles en el manejo de los papeles
 
3. Que no se nos olviden los asuntos pendientes
 
4. Rescatar el uso original de los espacios (los asientos para sentarse; los carros para movilizarse…) y parar la invasión de los papeles en todo nuestro entorno.
 
Como muy bien lo plantean autores y expertos en el tema de efectividad personal, la raíz del problema de la acumulación – en general de todo tipo de objetos, pero en particular de papeles y documentos – es la dificultad en tomar decisiones OPORTUNAMENTE. Esta es la escena: miro el papel y sencillamente no decido qué hacer con él, así que lo dejo en cualquier lugar para tomar la decisión más adelante. Este es el origen de la invasión.
 
Lo que hemos observado es que las personas normalmente no actuamos de esta forma por simple descuido o negligencia (aunque que los hay, los hay…). En muchos, muchos casos, lo que sucede es que no sabemos cuál es la decisión que tenemos que tomar, así que, simplemente, no la tomamos.
 
La decisión que debemos tomar es la siguiente: ¿cuál de las tres rutas debe seguir este papel?
 
Aquí está el truco: cualquier documento (físico o virtual, aunque hoy nos concentramos en los documentos físicos) tiene 3 destinos o rutas:
 
1. Lo guardo
 
2. Me implica hacer algo
 
3. Lo boto
 
Cada una de estas tres rutas será ampliada en artículos posteriores de este blog. Por lo pronto, les compartimos brevemente algunos elementos útiles a tener en cuenta en cada uno:
 
1. Lo guardo: llamaremos a esta ruta el ARCHIVO. La clave de un buen archivo radica en guardar de tal forma que encontrar sea fácil. Para esto, los nombres que se escojan para los diferentes temas es determinante.
 
2. Me implica hacer algo: esta ruta se llama TAREAS. Las tareas pueden ser propias o de alguien más. Aquí la clave es escribir las tareas en algún lugar (cuaderno, computador, agenda…) y decidir qué hacer con el papel (¿lo archivo? ¿lo boto?)
 
3. Lo boto: esta ruta se llama BASURA. Uno de nuestros grandes descubrimientos es que las personas acumulamos papeles…¡porque no tenemos una caneca de la basura cerca! Así de sencillo. Ubique la caneca a una distancia que no le implique pararse para botar (debemos reconocer que somos de naturaleza perezosa). Notará cómo la acumulación disminuye sustancialmente.
 
En resumen, registre en su mente el modelo ATB (Archivo-Tareas-Basura). Es en alguna de estas tres rutas que caerá cada uno de los papeles que llegan a sus manos, a su vida.

Haga la prueba.
 
 
 
 
 
Publicado en Blog
Jueves 28 de Enero de 2010 16:35

¿Debo guardar este recibo o esta factura?

Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:
 
Cuando estamos en un ambiente empresarial, la respuesta es única: SÍ, porque cada egreso debe estar soportado por un documento. Pero en nuestro ambiente personal la situación es diferente. Muchos gastos son rutinarios, menores, a veces irrelevantes. Pero hay otros que cumplen una función importante.
Estos son algunos tips para facilitarle su proceso decisorio cuando tenga un recibo/factura en sus manos:

Garantías y Mantenimiento
Conserve los recibos de compras mayores, como electrodomésticos, celulares, computadores, joyas, muebles. Guárdelos en el fólder de Garantías y Manuales de Instrucciones, y consérveles mientras usted posea los artículos.
Es útil guardar los recibos por reparaciones del vehículo, porque además permite hacerle seguimiento a la calidad de la reparación, a la duración de los repuestos, de las llantas, de la batería –por ejemplo. Esta recomendación aplica también a reparaciones mayores en su vivienda y en algunos electrodomésticos.
 
Devoluciones o Cambios
Cuando crea que el artículo comprado podrá ser devuelto o cambiado, no dude en conservar el recibo por unos días. No olvide preguntar en el almacén cuál es su política de devoluciones o cambios.
 
Contabilidad e Impuestos
Los recibos/facturas para estos propósitos deben contener la información pertinente (identificación del vendedor, detalle de IVA, etc.) y los conceptos autorizados por la autoridad de impuestos.
 
Presupuesto de gastos
Si en un momento dado quiere conocer su nivel de egresos y decide hacer un presupuesto, conserve los recibos de todos sus gastos, durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, en un “acordeón” ubique allí los recibos de un año, clasifíquelos, registre los datos y....saque conclusiones. Después de este ejercicio, descarte todos los recibos que no tienen relación alguna con las recomendaciones anteriores.
 
Muy útil
Revise con frecuencia sus “bandejas de entrada”, es decir, el sitio, el bolsillo, la cartera, el maletín donde acumula recibos. Si no entran en alguna de las categorías anteriores, no dude en botarlos.
Publicado en Blog
Martes 29 de Septiembre de 2009 16:11

Trucos para manejar el correo electrónico

En este video encontrarán algunas ideas para manejar el correo electrónico para que funcione como una verdadera herramienta de trabajo.

Publicado en Blog
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