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Miércoles 28 de Julio de 2010 17:56

Organizarnos para mejorar nuestra seguridad

Cuando planeamos (o anticipamos) nuestras actividades, nuestras inversiones, nuestros compromisos, estamos definiendo –en gran medida- la calidad de nuestra vida y nuestros niveles de satisfacción o tensión.  La seguridad personal y de nuestros negocios no depende solamente de las autoridades.  Depende mucho de nosotros y de la forma en que asumamos su manejo. Foto_prohibido_robar.jpg

Es otra forma de organizarnos, y de sentirnos más en control de nuestras vidas.

Hemos conocido los resultados del estudio del Observatorio de Seguridad en Bogotá, Cámara de Comercio de Bogotá (“Entre todos podemos hacer de Bogotá una ciudad más segura”), y encontramos recomendaciones prácticas y sencillas que podemos incorporar a nuestra rutina diaria para convertirnos en ciudadanos seguros, como los investigadores nos lo proponen.

Su primer hallazgo se refiere a la alta frecuencia (más del 20%) de los robos por descuido (distracción, carteras inseguras, objetos personales a la vista, carencia de información oportuna, entre otros). El descuido es omisión, es desatención, es falta de cuidado. Lo contrario, como la acción, la atención, el cuidado está en nuestras manos.

El descuido se presenta en la calle, en los negocios, en la casa. Las autoridades han hecho esfuerzos para controlar los robos, pero la conclusión es que se hace necesario “el compromiso de ciudadanos y empresarios en materia de prevención”.

En algunos de nuestros artículos de este blog les hemos comentado acerca de la potencia de la adopción de rutinas (¿Difiere o aplaza con frecuencia? ¿Es un procrastinador?/ ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB / Sea consciente de su desorden ), cuando nos empeñamos en lograr objetivos, aliviar las cargas, organizarnos mejor. Aquí hay una nueva oportunidad de hacerlo.
El descuido lo podemos corregir, en la medida en que tomemos precauciones a tiempo, en la medida en que adoptemos rutinas que nos protejan de sorpresas desagradables. “Un ladrón nunca le va a avisar”,  pero usted si puede salirle adelante.

Piense y ponga en práctica estas ideas (seguramente ya las ha oído o pensado, pero es hora de volverlas una rutina):

  • Sus vecinos son sus mejores aliados en seguridad.  Establezca lazos de cooperación con ellos. Tenga a la mano la lista de teléfonos de ellos y pida que ellos tengan sus datos.
  • No permita el ingreso de un técnico que se presente de improviso en su casa;  verifique la visita de los servicios técnicos llamando directamente a las empresas.
  • Identifique la localización del CAI y de la estación de policía más cercanos.  Y, por favor, tenga a mano los números de teléfono de emergencia (como Policía, CAI, ambulancias, bomberos, vecinos). Vea aquí un ejemplo de una lista de teléfonos importantes para mantener en un lugar visible
  • No dé “papaya”. Sus equipos electrónicos, billetera, tarjetas de crédito deben estar bien guardadas-no los deje a la vista, ni en su cartera, ni en su carro, ni en el transporte público.  En el carro, colóquelos en el baúl.  Vale la pena el recorrido adicional para guardarlos y retirarlos. Tenga una lista segura con sus documentos importantes, con números y fechas de vencimiento (ver el artículo del blog Tips para conservar información y objetos importantes . Será muy útil para cancelar tarjetas de crédito o pedir duplicados, si tiene la mala suerte de perder sus documentos. Las joyas: resérvelos para lucirlas en sitios cerrados y seguros.
  • Conduzca y camine poniendo atención a lo que sucede a su alrededor.  Esta práctica no solo hace su recorrido más seguro sino que le permite anticipar cualquier amenaza que se le esté acercando, y tomar medidas.  Entre otras, salir corriendo, hundir el acelerador, pedir ayuda, resguardarse en un local vecino, entre otros.

Hay muchas más ideas para poner en práctica y para enfrentar, no solo a los amigos de lo ajeno, sino a los descuidos de todo tipo que nos complican la vida, salen costosos y nos dejan malos recuerdos.

Cuéntenos cómo ha hecho para desenvolverse en ambientes amenazantes, no solo en su ciudad sino cuando sale a otras partes.

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Publicado en Blog
Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:

 
Todos, sin excepción y en algún momento de nuestras vidas, aplazamos decisiones y acciones. A esto se le llama “procrastinar” (lo sabemos, es una palabra curiosa, con una “r” en la mitad). Otras personas procrastinan todo el tiempo. Muchas veces hemos tomado la decision de actuar, pero algo –en el fondo de nosotros mismos- no nos deja actuar. ¿Por qué será? ¿Cuándo actuamos de esa manera?

Veamos algunos casos:

• Cuando tenemos tal acumulación de cosas y de información o muchos frentes de acción, que nos paralizamos.

• Cuando creemos que entre la decisión y la acción hay un espacio de tiempo muy grande...que no tenemos, y –en consecuencia- que nunca lo vamos a lograr.

• Cuando pensamos que tenemos otras cosas por hacer y nunca llega el momento para este asunto.

• Porque pensamos que el “asunto pendiente” va a desaparecer por sí mismo – se va desvaneciendo: se cancelará el proyecto, la cita se va a posponer.....

• Por el afán de hacerlo perfecto....no estamos satisfechos con lo que estamos haciendo y seguimos y seguimos puliéndolo.

• No queremos asumir la responsabilidad. Si no concluimos la tarea, nadie podrá responsabilizarnos por un producto que no está concluido.

• Le tememos al éxito. Si concluimos y tenemos éxito, ¿podremos mantenernos en ese nivel y atender las expectativas que hemos creado?

• Nos fascinan los afanes y la adrenalina de hacer las cosas en el último minuto. Nos encanta trabajar bajo la presión de la fecha límite.

Entonces ¿qué hacer?

Lo primero es hacer conciencia de la razón por la cual procrastinamos y de su costo, tanto en la vida personal como profesional. Como este blog está enfocada en la promoción de prácticas útiles de organización, lo primero que le puedo decir es que el aplazamiento es el origen de la acumulación, del desorden, de los incumplimientos, de la falta de tiempo para atender compromisos y, lo que es peor, de gozar de una pobre imagen de persona confiable. Además, uno no se siente bien de tener siempre asuntos pendientes y una esquiva sensación de logro.

La adopción de hábitos nuevos no es tarea fácil. El punto de partida es tomar la decisión teniendo en cuenta los beneficios de hacerlo. Ensaye algunas de estas ideas para combatir esa tendencia a “dejarlo para después”

1. Recuerde que lo más difícil es comenzar. Pero una vez comienza ya ha superado la parte más dificil y seguramente se va a entusiasmar y va a seguir adelante

2. Póngase metas de tiempo realistas. Muchas veces pensamos que un proyecto va a ser “eterno” y otras veces que se puede hacer en minutos. Un enfoque realista es un buen aliado para hacer las cosas.

3. A veces pensamos que una tarea requiere 10-12 horas, y ese tiempo no aparece. Nos la pasamos esperando esas 10-12 horas; nunca llegan, y el proyecto sigue esperando.

4. Consulte su lista de pendientes y enfóquese en las tareas más difíciles en sus momentos más productivos y de mayor energía.

5. Recuerde: 5 o 10 minutos es tiempo suficiente para hacer muchas cosas: Una o dos llamadas; responder dos correos; revisar una parte de la correspondencia.

6. Si siente presión por la acumulación de tareas, agregue media hora a su jornada diaria. ¿Cómo? Levántese media hora antes y dedique ese tiempo a su rutina de ejercicios que tanto ha programado. Recuerde: si realmente quiere hacer una cosa, puede encontrar el tiempo para hacerlo.

7. Déle un vistazo a su área de trabajo. A lo mejor no es el adecuado. Si tiene sus documentos de consulta en una parte, su computador en otra, sus libretas y lapiceros en la repisa, es probable que esto no contribuya a la concentración y eficiencia.

8. No siempre es necesario empezar una tarea por el principio. A veces se puede empezar por una etapa intermedia.....y así se desencadena el trabajo. Otros prefieren enfrentar la parte más difícil o tediosa de primero. Si logran superar lo que no les gusta, es posible que el resto les parezca suave.

9. Póngase metas sencillas y realistas. Por ejemplo, para el arreglo de su oficina defina: comprar organizadores antes de que termine esta semana; reubicar los muebles de la oficina, en el lapso de 8 días; reorganizar completamente el archivo, antes de 3 semanas.

10. Comparta sus compromisos con algún conocido y esto le servirá de estímulo para cumplir las fechas. (Le puede dar pena comentarle a esta persona que no cumplió las fechas).

Hay muchas otras ideas tan sencillas y prácticas como las 10 anteriores. Un principio clave en las técnicas de organización es abordar cambios en pequeña escala de tal manera que sintamos el progreso que nos sirve tanto para avanzar y avanzar.

Buena suerte.

 

Publicado en Blog
Lunes 05 de Abril de 2010 16:54

¿Cómo se usa el ATB?

En la entrada ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB, introdujimos el concepto de las tres rutas de un documento - Archivar /Tareas /Botar (El ATB)- como herramienta para manejar la acumulación de papeles que tendemos a enfrentar tanto en la oficina como en la casa.
Ahora vamos a explicar un poco cómo se usa, o –como diría una persona que conozco – cómo funciona un “martes por la tarde” esto del ATB.

Existen dos situaciones a considerar:

1. El manejo de los papeles que comienzan a llegar a partir de hoy – lo nuevo.
2. El manejo de los papeles que tengo acumulados desde hace 6 meses (o más) en diferentes espacios, cajones, escritorios, bolsillos, guanteras, carpetas y cajas – lo viejo.

Hoy vamos a hablar de la segunda situación – los papeles viejos ya acumulados.

El objetivo no será dejar el 100% del manejo de papeles procesados y organizados. Seremos más modestos. Queremos proponerles por lo pronto solamente comenzar el proceso de “desempapelarse” e ir paso a paso.

En Organizar Colombia creemos y hemos confirmado que para organizar espacios, cosas y tiempo se avanza de poco en poco y se llega. Los grandes proyectos cansan con sólo enunciarlos y tienden a ser abandonados rápidamente. De aquí la invitación a fijarse metas a escala humana y propia.

En este paso, entonces, el objetivo será separar los papeles en la ruta a la cual pertenece: Archivo, Tareas, Basura. Así se simple (¡y de poderoso!):

1. Destine 20 minutos de su tiempo

2. Ponga música que le guste, que lo relaje

3. Si es posible, invite a alguien que le sirva de compañía y de animador

4. Recoja los papeles dispersos en diferentes sitios y arme un gran montón

5. Ponga el montón sobre una superficie (comedor o escritorio; inclusive sobre el piso, aunque ¡cuidado con el dolor de espalda!)

6. Cree dos categorías distintas, una para los documentos que van para Archivo y la otra para los que generan Tareas (la “A” y la “T”). Destine para cada uno un espacio físico en la superficie escogida

7. Acerque una caneca de la basura o una bolsa de la basura

8. Comience a mirar uno a uno los papeles. Decida si el documento es para archivar, si genera una tarea o si es para botar (el ATB)

9. Si es para Archivo o para Tarea, ubique el papel en el montón al que corresponda (Archivo o Tareas). Si es para botar, de una vez póngalo en la caneca de la basura. Sin miedo.

10 Pare a los 20 minutos. ¿Cómo se siente? Si está “encarretado”, siga un rato más. Si está cansado, pare y retome otro día. Tranquilo. Este proceso de clasificación se puede hacer en varias sesiones cortas. Todo es ganancia.

Al cabo de una o varias sesiones, verá como ese montón amorfo inicial ahora tiene otra cara. Por un lado tiene ahora dos grupos de papeles de naturaleza distinta: los que son para archivar y los que son para generar una tarea. Además, con seguridad ha logrado eliminar un porcentaje no despreciable de papeles inservibles, lo que genera una sensación de liviandad muy agradable.

Este no es el fin del proceso de amansar los papeles en su vida, pero es un primer gran paso. Para seguir montando el sistema, se pueden aprender las técnicas para archivar adecuadamente, así como para manejar las tareas. 

Muy útil: a pesar de que motivamos a las personas a que tomen un papel y decidan a cuál de las rutas ATB corresponde, somos conscientes que algunas veces estamos bloqueados y no lo tenemos claro. Tranquilo. Ponga ese papel a un lado y continúe con otros. Vuelva a él al cabo de un rato y con seguridad la respuesta será más clara ahora.
 


 
Publicado en Blog
Lunes 01 de Febrero de 2010 16:36

¿Cómo está mi nivel de organización?

Categoría: Sin categoría organizar - 10:11 am

¿Será que mi estilo de vida es normal? ¿Será que soy un desastre? El siguiente Organizómetro le permitirá saber que tan desorganizado eres.

¡Atrévete a hacer el test!

 

Instrucciones:

  1. Indique de 1 (bajo) a 5 (alto) el nivel que describe su estado de organización en los siguientes frentes
1 Pierdo mucho tiempo buscando  información y documentos en mi escritorio/computador 1 2 3 4 5 Puedo encontrar la información que busco en cuestión de segundos
2 No tengo un buen sistema para atender y evacuar el material de lectura y estudio que se me acumula 1 2 3 4 5 Me encanta y me funciona el sistema para procesar el material de lectura y de estudio
3 No tengo un sistema adecuado para darle trámite a los documentos que me llegan por correo electrónico. 1 2 3 4 5 Los correos electrónicos no se me acumulan. Contesto rápido y la bandeja de entrada está despejada
4 Pierdo tiempo buscando números telefónicos o de contacto 1 2 3 4

5

Puedo encontrar la información de contacto en cuestión de segundos<
5 Siento que el cumplimiento de mis tareas/trabajos/compromisos no es productivo 1 2 3 4 5 Me siento muy productivo en todos mis campos de actividad
6 No creo que otras personas puedan encontrar mis papeles,  documentos e información cuando yo no estoy cerca 1 2 3 4 5 Estoy seguro que otras personas pueden encontrar mis papeles, documentos e información cuando no estoy cerca
7 No puedo concentrarme en lo que debo hacer pues mis alrededores están inundados de papeles, sonidos  y objetos que distraen mi atención 1 2 3 4 5 Mi sitio de estudio/trabajo es funcional y puedo trabajar adecuada y concentradamente en él
8 Me cuesta mucho trabajo botar/regalar cosas (ropa, papeles, libros, pertenencias en general) que ya no uso 1 2 3 4 5 No me cuesta trabajo botar/regalar cosas (ropa, papeles, libros, pertenencias en general) que ya no uso
9 Tengo problemas para llegar a tiempo a las citas y para pagar a tiempo mis cuentas 1 2 3 4 5 Siempre soy puntual, respondo llamadas y pago  mis cuentas a tiempo
10 Se me vive perdiendo la billetera/las gafas/el celular/las llaves 1 2 3 4 5 Vivo muy tranquilo porque tengo un sitio para cada cosa y nada se me pierde
11 Me estoy ahogando  en montones de papeles como revistas, volantes, trabajos del colegio/universidad/trabajo, notas y recibos 1 2 3 4 5 No tengo dificultad en el manejo de los papeles y éstos no se acumulan
12 No me siento cómodo cuando viene visita a la casa y me piden conocer mi cuarto. ¡Es un desastre! 1 2 3 4 5 ¡Me encanta mostrar mi cuarto cuando llega visita!
13 Tengo dificultad  con los clósets y armarios  de la casa. Viven desordenados y no encuentro nada 1 2 3 4 5 Mis clósets/armarios son funcionales; veo lo que tengo y encuentro lo que necesito
  Sumar los totales

De acuerdo con su puntaje final, repase esta tabla de resultados para ubicar su diagnóstico:

Calificación Interpretación
13 – 20 ¡Alerta Roja! ¡Alerta Roja! O actúa ya o su día a día seguirá siendo insostenible
21 – 39 ¡Alerta Naranja! El desgaste en tiempo y energía le está costando MUCHO
40 – 55 Va por el camino correcto, aunque hay campo para mejoría
56 – 65 ¡Felicitaciones! Usted se organiza adecuadamente

Si sus resultados no fueron alentadores, tranquilo. Debe saber que la organización es una habilidad -no un don- y, como tal, se aprende. Siga con juicio este blog en el cual le daremos permanentemente trucos y tips para una vida más organizada y en control.

Patricia Morales
Organizar Colombia

Publicado en Blog
La forma como encaremos el regreso a la casa después de las fiestas navideñas y de fin de año, determina el tipo de año que nos espera.
Llegué de un viaje corto por tierra y traía maletines, bolsas con unos quesos y frutas que compramos en el camino, un balón de fútbol, unos regalos que no alcancé a entregar, sacos, almohadas, la guía de rutas por Colombia, una bolsa con ropa mojada que empaqué a último momento… en fin.
 
Con este panorama, dan ganas de poner todo esto en un rincón de la casa para organizar después, “más tarde”. Sugerimos, sin embargo, tomarse un rato tan pronto lleguen de viaje para hacer el cierre adecuado del paseo (En este link pueden leer tips para prepararse adecuadamente antes de un viaje) y …… ¡para estar listo para el siguiente!

Algunas ideas prácticas para hacer este cierre y comenzar el año con un buen recuerdo del paseo:
  • Desocupar las maletas (llevar la ropa de lavar a la zona de ropas y la limpia -si le quedó alguna- directamente al lugar correspondiente).  
  • Volver a surtir la bolsa con los implementos de aseo personal que se gastaron durante las vacaciones. Si no tiene una bolsa para estos propósitos, ahora es una buena oportunidad de hacer una, pues le facilitará mucho la vida a la hora de empacar para su próximo viaje. 
  • Si utilizó pasaportes y visas, guardarlos de inmediato en un lugar seguro. 
  • Guarde los maletines o maletas desocupadas en el lugar de siempre. 
  • Si viajó en avión, retire de una las marquillas de la aerolínea que están pegadas a las maletas. Se pueden prestar a confusión en futuros viajes. 
  • Recoger las llaves de su casa o apartamento que dejó en casa de un amigo o familiar. 
  • En lo posible, llamar o escribir a quien lo atendió durante el viaje para agradecerle. 
  • Recoger la correspondencia acumulada. Revisar asuntos relevantes y cuentas próximas a vencerse. 
  • Escuche el buzón de voz.
Si no es posible el mismo día, tan pronto le sea posible:
  • Haga un mercado pequeño para surtir la nevera y la alacena. Los domicilios son perfectos en estos caso.
  • Si su paseo fue en carro, llévelo a revisión.
¿Tiene otras ideas para hacer un buen cierre de las vacaciones y sentirse tranquilo?
 
 
Publicado en Blog
Martes 29 de Septiembre de 2009 16:11

Trucos para manejar el correo electrónico

En este video encontrarán algunas ideas para manejar el correo electrónico para que funcione como una verdadera herramienta de trabajo.

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