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Cómo organizar las facturas



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Jueves 30 de Septiembre de 2010 16:00

El ABC de la mudanza

Este es el segundo artículo que escribí para el portal Entrepadres de Argentina (www.educared.org.ar/entrepadres), acerca de cómo manejar un proyecto de mudanza o trasteo de forma sencilla y fluída y de cómo ésta es una gran oportunidad para enseñar algunas competencias a los hijos.

Este artículo se gestó en coordinación con (Redpapaz) Entren a: Educared

 

Ver artículo

Publicado en Aparición en Medios
Viernes 27 de Agosto de 2010 16:53

El ABC de la mudanza

Este es el segundo artículo que escribí para el portal Entrepadres de Argentina (www.educared.org.ar/entrepadres), acerca de cómo manejar un proyecto de mudanza o trasteo de forma sencilla y fluída y de cómo ésta es una gran oportunidad para enseñar algunas competencias a los hijos.

Este artículo se gestó en coordinación con Redpapaz (http://www.redpapaz.org/)

Entren a: http://www.educared.org.ar/entrepadres/seccion01/01/index.asp?id=2109&m=01&s=1

(Nota: Primer artículo de esta serie, Mudarse o enloquecerse)

¡Disfrútenlo!

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Miércoles 11 de Agosto de 2010 18:00

De camino al hospital

Hace pocos días fui sometida a una operación programada, con resultados positivos. Dada mi curiosidad sobre los temas de planeación y organización,  asumí este evento con la idea de transmitir a ustedes algunas experiencias.   
Los días previos a una intervención programada (a diferencia de una de emergencia) son una oportunidad para hacerse un chequeo general, exámenes de laboratorio, radiografía de tórax, consultas médicas, electrocardiograma, entre otros exámenes de rutina.  Además de establecer las Foto-inyeccion.jpgcondiciones generales para la dolencia que nos aqueja, los resultados nos indican nuestro estado general de salud, información que siempre nos será útil para hacer los ajustes del caso, cuando fuere necesario.

Veamos algunos tips prácticos para una situación de hospitalización:

LA HISTORIA MÉDICA
Durante estos preparativos, la oportunidad es perfecta para ordenar nuestra historia médica: todos esos papelitos que están por todo lado, sin ningún orden de fecha, sin saber si son radiografías de huesos, ecografías, fórmulas médicas, resultados de laboratorio….

Mis recomendaciones:

  • Consiga una carpeta o folder (los hay de muchos tipos: convencionales/multidivisiones/con fundas plásticas. En los links encontrarán algunas opciones que ofrecer Norma.) o un acordeón o fuelle  (para otros usos del acordeón, vean este video).
  • Agrupe los documentos por orden cronológico, o por tipo de dolencia, o por médico tratante.
  • Las radiografías, que generalmente tienen un formato grande, pueden ubicarse en un sitio diferente, debidamente fechadas.
  • Recuerde registrar toda la información de contacto de su médico de cabecera (si lo tiene) y/o de los especialistas que orientan sus diferentes “dolencias” (Por ejemplo: ortopedista, ginecólogo, urólogo, gastroenterólogo, internista, dermatólogo)

Una historia médica organizada (para cada uno de los miembros de la familia) es de enorme utilidad en todo momento, pero muy especialmente cuando se presentan situaciones inesperadas y se hace necesario soportar los antecedentes de salud.  Además, es un acto de consideración con la familia, para que cuenten con información confiable y disponible, en un momento de emergencia, cuando usted no esté en condiciones de facilitar información sobre sus antecedentes de salud.

LA MALETA
En cuanto a la maleta para su hospitalización, tenga en cuenta que va a tener sus manos con suero, que con frecuencia le van a aplicar inyecciones o le van a tomar muestras de sangre.

  • Lleve –preferiblemente-  camisa de dormir o una camisa amplia, con mangas  y abertura de cabeza amplias, o con botones.
  • Cuando el clima es frio, no olvide unas medias abrigaditas y un chal o bufanda.
  • Además de su kit de aseo (a veces en el hospital entregan un estuche básico), lleve sus anteojos de leer, revistas, libro, sudoku y similares.

OTRAS RECOMENDACIONES

  • No dude en permanecer mudo después de una laparoscopia (versus la operación abierta tradicional).  Si no lo hace, el cólico de gases que tendrá las siguientes horas será terrible y pensará que algo grave le está pasando…….y que tendrán que operarlo de nuevo.
  • No deje de hacerle muchas preguntas a su médico acerca de los cuidados post-operatorios que debe observar:
    • tipo de comida
    • ejercicio
    • medicamentos
    • curaciones
    • próxima cita de control
    • regreso al trabajo.
  • A veces los médicos asumen que si no hay preguntas es porque todo está muy claro.  El o ella estará encantado de detenerse ante sus preguntas que le garantizarán una recuperación óptima.
  • Ya en casa, y mientras se recupera, reúna los nuevos documentos que recogió durante su estadía en el hospital: algunos los podrá botar, otros deben ir a esa nueva carpeta que abrió hace poco, cuando se estaba preparando para la cirugía.

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Con motivo del bicentenario del grito de independencia de Colombia, ayer muy temprano se abrió la "urna centenaria" que contenía documentos, recuerdos, fotos y otros elementos que fueron archivados en una urna metálica desde finales de 1911 con la clara instrucción de abrirse al cumplirse 200 años de la fiesta patria.Foto Urna 4098929637_ea075e54da_m.jpg

Algunas de las expresiones que he leído hoy sobre dicho momento son: "Una de las enseñanzas que dejó la esperada urnacentenaria, fue la idea de hacer memoria, de retratar la época a través de documentos y fotografías, de preservar cuadros de costumbres y papeles de valor histórico" o "Más que una caja fuerte en la que encontraríamos el secreto para la vida eterna o la felicidad, la urna es una cápsula del tiempo, una apuesta a la memoria, siempre tan frágil y escasa" (El Espectador).

Lo anterior me ha inspirado para escribir acerca de técnicas para conservar o guardar recuerdos personales o información importante. Como hemos mencionado en más de una ocasión, la clave está en guardar para encontrar.

Van algunas ideas:

Claves: Estamos en la era de los passwords, los usernames, las claves, los PINS, los logins, etc., etc. Uno quisiera que fuese un sólo número para todo, pero no es factible. La posibilidad de olvidarlos, de confundirlos o de revelarlos es alta y peligrosa. Por eso recomendamos registrarlos en un sólo lugar, procurando cumplir con los siguientes requisitos i) confiabilidad, ii) seguridad, iii) privacidad y iv) fácil accesibilidad ("portabilidad")
Opciones:

  • Usar la mente para recordarlas: Es una opción de alto riesgo, teniendo en cuenta los volúmenes a recordar
  • Elaborar una lista escrita a mano: puede funcionar si se garantiza seguridad. Tener cuidado con los riesgos en su "portabilidad"
  • Usar hoja de cálculo (tipo Excel o Numbers): Funciona bien para muchos. Importante diseñar la base de datos para que sea fácil de consultar. Debe generarse clave de acceso al archivo
  • Aplicaciones específicas para manejar claves. Existen muchas opciones (1password / Spalsh id/ Wallet 3). Mi experiencia con Ascendo ha sido muy buena. Es amigable para ingresar información y para consultar. Puedo tener la base de datos en el dispositivo portátil, así como en el computador. Tiene versión para BB y para MAC

Archivos del computador: Soy una convencida de las ventajas de hacer back-up periódico de la información del computador. La capacidad desestabilizadora de sufrir pérdida de información es altísima, más aún cuando uno es el culpable de no tener respaldo de la misma. Existen varias opciones:

  • Tener un disco duro externo y pasar la información periódicamente (1 a 2 veces por semana). Conservar el disco duro en un lugar diferente al computador
  • Realizar respaldo en línea: Algunas aplicaciones: box.net / Office Drop/ Carbonite.  Personalmente uso Mozy (www.mozy.com - ver el tweet que publiqué hoy). En estos sistemas uno programa con qué frecuencia se realiza automáticamente el back-up. Yo decidí una frecuencia diaria. Valoro tanto la información que me siento muy tranquila al saber que ésta está segura diariamente.
  • Proteger el computador: Hacerle un poco más difícil la tarea a los "dueños de lo ajeno", en particular con los computadores portátiles: compre una guaya para amarrar el computador al escritorio; escóndalo o guárdelo si va a salir de fin de semana.

Fotos: Virtuales o impresas, las fotos son un activo de incalculable valor. He oído personas que lo que más lamentan haber perdido con su computador extraviado son las fotos. Recomendaciones:

  • Si las fotos son sólo virtuales, seguir las mismas recomendaciones anteriores para respaldo de archivos.
  • Si son impresas: Acá el riesgo es por deterioro (agua, fuego, manchas) o por pérdida. En el primer caso, recomendamos proteger la fuente original (el archivo o los negativos-cada vez menos frecuentes). Importante consevarlos en lugar diferente al de las fotos impresas.

Recuerdos de los hijos: El volúmen de trabajos del jardín o del colegio, de tarjetas, de obras de arte puede llegar a ser infinito y abrumador. Opciones:

  • Cree una caja (de cartón, tipo archivo) para cada uno de los hijos. Adentro, utilice sobres de manila o plásticos por cada año e ingrese en él los recuerdos que quiere conservar. Si el sobre comienza a llenarse, revise qué puede sacar para procurar un sobre por hijo por año. Si la obra de arte no cabe en un sobre (¡muy común!) exhíbalo un tiempo y después tómele una foto y guarde la foto en el sobre.
  • Si se trata de información escolar, abra una carpeta para cada hijo por cada año académico para archivar notas, pagos y demás comunicaciones importantes. Al final del año académico, revise qué quiere conservar para la posteridad. Pase estos documentos a la caja de su hijo y vuelva a utilizar la carpeta para el año académico que comienza}

Documentos en general: Para conservarlos tenga en cuenta:

  • Si el documento está en papel químico (el del fax), fotocópielo. De lo contrario, los textos se van borrando con el tiempo
  • Elimine los ganchos metálicos, manchan el papel
  • Siempre será una buena opción tomar foto de un documento de especial valor, en caso de que este sea destruído
  • En general, tenga cuidado con la humedad en el lugar donde va a almacenar los recuerdos. Prefiera cajas de plástico y transparentes. Las hay de muchos tamaños. Pueden parecer algo costosas, pero conservan mejor el contenido en el tiempo que las de cartón.
  • Si va a guardar por largo tiempo, escriba un inventario del contenido de lo que guarda

Cuéntenos otras ideas para conservar objetos o información.

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Jueves 10 de Junio de 2010 00:00

Qué cajas comprar

Piense en esto antes de salir corriendo a la tienda más cercana a comprar cajas y bolsas que después no podrá utilizar.

Van tips prácticos al momento de comprar cajas que, dicho sea de paso es el ÚLTIMO PASO cuando uno se está organizando (existen cuatro pasos previos, de los cuales hablaremos en una entrada posterior de este blog):

  • Tome medidas del sitio donde va a la caja y dimensione también lo que va a poner allí. 
  • El diseño de la caja puede ser importante si la va a exhibir.  En ese caso, piense en los colores y materiales que coordinen con su estilo. 
  • Para ver el contenido, es de gran utilidad que las cajas o bolsas sean transparentes.  Si no lo son, márquelas para saber qué contienen.
  • Las cajas cuadradas y rectangulares son más eficientes que las cajas redondas.  Tenga en cuenta la posibilidad de arrumar y para esto es también importante la forma de las cajas.
  • Es momento de pensar en la funcionalidad, esto es, visualice la caja en el momento en que la va a utilizar: con tapa, sin tapa, con ruedas, alta, bajita…. 
  • Y también piense qué tan delicada es la pieza: ¿Es de tela, plástica, de madera?  ¿Cómo es su cuidado, se puede lavar?
  • Considere la conveniencia de que la caja tenga subdivisiones, siempre tan útiles para agrupar el contenido.  Si no las tiene, las podrá crear con cajitas o con bolsas plásticas. 


¡Cuéntenos qué tipo de cajas prefiere para organizar sus cosas en la casa y en la oficina!

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Lunes 22 de Febrero de 2010 14:49

¡Tengo que organizarme!

¿Cuándo fue la última vez que pronunció estas palabras?

Seguramente cuando no pudo encontrar las facturas que sabía se vencían ese día. O cuando echó un vistazo a la acumulación de papeles, revistas y  documentos encima de su escritorio; o cuando se dio cuenta que tenía dos compromisos para la misma hora.....o repasó su lista de pendientes......o incumplió una cita....

La desorganización se puede convertir en una trampa que le resta energía, felicidad y credibilidad. Y le quita tiempo para disfrutar las cosas que más significado tienen para usted.

Por alguna razón, la gente piensa que las personas organizadas son especiales y que viven ocupadísimas y tensionadas. Es más, algunas creen que es más fácil coronar el Everest que tener todas sus cosas bajo control. Ya es hora de cambiar estos paradigmas.

La organización no consume tiempo: por el contrario, lo ahorra y permite que lo utilice  mejor. La organización no es difícil: por el contrario, existen técnicas, tips, herramientas y metodologías comprobadas que le ayudan a adoptar rutinas y sistemas que se vuelven naturales en su día a día. La organización no es un don: por el contrario, es una habilidad que se aprende, se perfecciona y se disfruta.

Ser organizado es una decisión que usted toma para ayudarse a manejar mejor su vida personal y profesional.

Para que se forme una idea de una situación de organización, le propongo que abra su cajón del escritorio o de la mesa de noche y ensaye la técnica de la agrupación: analice su contenido; separe los objetos por características comunes; consiga cajitas para ubicar cada grupo (si es la mesa de noche: medicamentos, llaves, dinero, etc.). En ese proceso, usted habrá revisado lo que tiene; tal vez habrá descartado algunas cosas o las habrá reubicado; seguramente habrá encontrado cosas que había olvidado que tenía. Y más tarde, cuando abra el cajón, se sorprenderá al observar que los objetos se mantienen en su sitio, que el movimiento del cajón no los ha esparcido por toda parte y que están todos visibles y listos para prestarle un servicio.

Esta sencilla técnica de organización la puede aplicar en toda parte: su cartera, su maletín de trabajo, la despensa, la nevera, la guantera del carro, la caja de herramientas.......

Y así son todas las técnicas y tips de organización: sencillas, de sentido común, prácticas. Solo hay un requisito: que usted tome la decisión de hacerlo. De ahí en adelante, se abre un horizonte amplio de oportunidades para que se dedique a disfrutar la vida y no a buscar cosas.

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Lunes 31 de Mayo de 2010 17:01

El cuarto del bebé

Como seguimos en el mes de las madres, y como complemento a la entrada Sencillas soluciones para esos pequeños grandes seres, va este link a un video sobre Cómo organizar cuartos de bebés, en el cual encontrarán algunos tips sobre la organización de cuartos de niños pequeños.
 
(Nota: Este video está publicado en http://www.elabcdelbebe.com/ y en http://www.citytv.com.co/).
 
Espero les sea útil.

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Miércoles 14 de Abril de 2010 16:59

La isla, la libreta y el lápiz (…y el sacapunta)

En los foros internacionales que tratan asuntos de organización profesional es muy común que se lancen temas y preguntas para generar debate entre los asistentes. En un evento del estilo del cual acabamos de llegar, una de las preguntas fue ¿Si usted viajara a una isla solitaria, cuál sería EL artículo de organización que llevaría consigo?

La respuesta no era fácil para mí:


¿Una caja para guardar todo lo que tengo y encuentro?

¿Un caucho para amarrar?

¿Un metro para tener claras las distancias?

¿Una rotuladora para marcar todo lo que veo y no se me olvide cómo se llaman las cosas?

¿Una calculadora para “calcular” tiempos y distancias?

¿Un libro sobre organización para mantener vivo el conocimiento?

¿Un maletín con compartimentos para clasificar mis pertenencias?

¿Un revistero para cargar la colección de libros y revistas del alma?

Todos me seducían pero, después de analizarlo, mi respuesta no fue única (¡típico!): llevaría a esa isla una libreta, un lápiz y, por supuesto, un saca punta (o tajalápiz).

Llevaría esto porque la experiencia me ha demostrado que una mente clara y despejada es lo primero para lograr una vida que fluya, que funcione. Y, para lograr despejar la mente, qué mejor que un lugar donde se desocupe la mente, donde se registren los pensamientos (para seguir elaborando más adelante sobre ellos), las buenas ideas (para que no se olviden), los asuntos pendientes (que siempre tenemos) y las citas agendadas (para cumplirlas), por mencionar algunas “cosas” que típicamente rondan nuestra mente.

La libreta, el lápiz y el saca punta serían mi “kit de organización” escogido para aprovechar la estadía solitaria en la isla. Usando el kit registraría todo lo que haría al llegar de vuelta a la casa, dejaría constancia escrita de lo que viví y poder así recordarlo todo, haría listas de muuuchas cosas y también dibujaría.

Y siendo fiel a esta predilección por tener dónde anotar, en mi entorno actual hay libretas de todos los tamaños (y lápices y sacapuntas, o esferos, en su defecto) en TODAS partes: en la cartera, en la mesa de noche, en la cocina, en la guantera del carro, en los cajones.

Sin haberlo acordado, coincidencialmente mi socia Olga Lucía escogió el mismo kit de organización (lo que es una buena, buenísima cosa, pues indica que las dos estamos alineadas en la visión sobre qué es organizar, qué implica y cómo se logra – Ver la entrada La organización es un lenguaje).

¿Cuál sería su producto de organización escogido para llevar?

Escríbanos
 
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Miércoles 14 de Abril de 2010 16:58

Sea consciente de su desorden

Una nueva inspiración de mi socia, Olga Lucía
 
La palabra desorden significa confusión, perturbación y alteración del orden y de la tranquilidad; exceso o abuso, es lo innecesario e inútil que nos rodea; es obrar sin método y no cuidar del orden en las cosas. No es una situación deseable ni positiva.
 
El desorden puede invadir nuestra casa, nuestra oficina, nuestra vida. Se nos pierden las cosas, se nos olvida pagar las cuentas y cumplir los compromisos; procrastinamos, perdemos tiempo.
Lo invito a dejar de contemplar su desorden y a dominarlo, a doblegarlo y a conquistarlo; a organizar su mente, su corazón y su vida (en un artículo anterior La organización es un lenguaje , presentamos nuestra propuesta sobre cómo entendemos el concepto de organización. Los invitamos a revisarlo).
¡Comencemos!

Empiece por poquitos. Divida su cuarto o su escritorio por secciones. Escoja una sección, como un cajón o una caja, y comience. Toque cada cosa solo una vez y tome una decisión. ¿Le parece bonita, útil, la quiere mucho? Si la respuesta es NO, probablemente la pueda descartar. Si no está seguro, pregúntese: ¿qué sucede si salgo de este artículo? La respuesta le puede ayudar en su decisión.

La mejor manera de disminuir la acumulación y el desorden es evitar que las cosas lleguen a sus manos, a su vida, a su casa, a sus cajones. El desorden se crea porque dejamos que muchas cosas inútiles lleguen hasta nosotros y que ocupen un espacio en nuestras vidas, y todo esto tiene la capacidad mágica de multiplicarse. No lo permita: sea selectivo, escoja, privilegie la calidad a la cantidad; solo conserve las cosas que puede disfrutar.

Piense antes de comprar. Deténgase un momento y mire más allá del impulso de la compra.

Una vez usted “aligera su equipaje” y abre espacio solo para lo que tiene significado, para lo que es especial y de gran utilidad, será más fácil organizarse y, lo más importante, mantenerse organizado.

Publicado en Blog
Otro artículo de Olga Lucía, mi socia:

 
Todos, sin excepción y en algún momento de nuestras vidas, aplazamos decisiones y acciones. A esto se le llama “procrastinar” (lo sabemos, es una palabra curiosa, con una “r” en la mitad). Otras personas procrastinan todo el tiempo. Muchas veces hemos tomado la decision de actuar, pero algo –en el fondo de nosotros mismos- no nos deja actuar. ¿Por qué será? ¿Cuándo actuamos de esa manera?

Veamos algunos casos:

• Cuando tenemos tal acumulación de cosas y de información o muchos frentes de acción, que nos paralizamos.

• Cuando creemos que entre la decisión y la acción hay un espacio de tiempo muy grande...que no tenemos, y –en consecuencia- que nunca lo vamos a lograr.

• Cuando pensamos que tenemos otras cosas por hacer y nunca llega el momento para este asunto.

• Porque pensamos que el “asunto pendiente” va a desaparecer por sí mismo – se va desvaneciendo: se cancelará el proyecto, la cita se va a posponer.....

• Por el afán de hacerlo perfecto....no estamos satisfechos con lo que estamos haciendo y seguimos y seguimos puliéndolo.

• No queremos asumir la responsabilidad. Si no concluimos la tarea, nadie podrá responsabilizarnos por un producto que no está concluido.

• Le tememos al éxito. Si concluimos y tenemos éxito, ¿podremos mantenernos en ese nivel y atender las expectativas que hemos creado?

• Nos fascinan los afanes y la adrenalina de hacer las cosas en el último minuto. Nos encanta trabajar bajo la presión de la fecha límite.

Entonces ¿qué hacer?

Lo primero es hacer conciencia de la razón por la cual procrastinamos y de su costo, tanto en la vida personal como profesional. Como este blog está enfocada en la promoción de prácticas útiles de organización, lo primero que le puedo decir es que el aplazamiento es el origen de la acumulación, del desorden, de los incumplimientos, de la falta de tiempo para atender compromisos y, lo que es peor, de gozar de una pobre imagen de persona confiable. Además, uno no se siente bien de tener siempre asuntos pendientes y una esquiva sensación de logro.

La adopción de hábitos nuevos no es tarea fácil. El punto de partida es tomar la decisión teniendo en cuenta los beneficios de hacerlo. Ensaye algunas de estas ideas para combatir esa tendencia a “dejarlo para después”

1. Recuerde que lo más difícil es comenzar. Pero una vez comienza ya ha superado la parte más dificil y seguramente se va a entusiasmar y va a seguir adelante

2. Póngase metas de tiempo realistas. Muchas veces pensamos que un proyecto va a ser “eterno” y otras veces que se puede hacer en minutos. Un enfoque realista es un buen aliado para hacer las cosas.

3. A veces pensamos que una tarea requiere 10-12 horas, y ese tiempo no aparece. Nos la pasamos esperando esas 10-12 horas; nunca llegan, y el proyecto sigue esperando.

4. Consulte su lista de pendientes y enfóquese en las tareas más difíciles en sus momentos más productivos y de mayor energía.

5. Recuerde: 5 o 10 minutos es tiempo suficiente para hacer muchas cosas: Una o dos llamadas; responder dos correos; revisar una parte de la correspondencia.

6. Si siente presión por la acumulación de tareas, agregue media hora a su jornada diaria. ¿Cómo? Levántese media hora antes y dedique ese tiempo a su rutina de ejercicios que tanto ha programado. Recuerde: si realmente quiere hacer una cosa, puede encontrar el tiempo para hacerlo.

7. Déle un vistazo a su área de trabajo. A lo mejor no es el adecuado. Si tiene sus documentos de consulta en una parte, su computador en otra, sus libretas y lapiceros en la repisa, es probable que esto no contribuya a la concentración y eficiencia.

8. No siempre es necesario empezar una tarea por el principio. A veces se puede empezar por una etapa intermedia.....y así se desencadena el trabajo. Otros prefieren enfrentar la parte más difícil o tediosa de primero. Si logran superar lo que no les gusta, es posible que el resto les parezca suave.

9. Póngase metas sencillas y realistas. Por ejemplo, para el arreglo de su oficina defina: comprar organizadores antes de que termine esta semana; reubicar los muebles de la oficina, en el lapso de 8 días; reorganizar completamente el archivo, antes de 3 semanas.

10. Comparta sus compromisos con algún conocido y esto le servirá de estímulo para cumplir las fechas. (Le puede dar pena comentarle a esta persona que no cumplió las fechas).

Hay muchas otras ideas tan sencillas y prácticas como las 10 anteriores. Un principio clave en las técnicas de organización es abordar cambios en pequeña escala de tal manera que sintamos el progreso que nos sirve tanto para avanzar y avanzar.

Buena suerte.

 

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